Bạn đang xem: Giáo trình kiểm soát nội bộ
Cùng với phần lý luận ở mỗi chương đều có phần bài tập và câu hỏi do chính tác giả của chương biên soạn.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINHTRUNG TÂM ĐÀO TẠO TỪ XA – QUAN HỆ DOANH NGHIỆP THS. ĐẶNG THÚY ANH === === GIÁO TRÌNHHỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VINH, NĂM 2011 = = 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINHTRUNG TÂM ĐÀO TẠO TỪ XA – QUAN HỆ DOANH NGHIỆP THS. ĐẶNG THÚY ANH === === GIÁO TRÌNHHỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VINH, NĂM 2011 = = 2 LỜI MỞ ĐẦU Việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong cácdoanh nghiệp ở Việt nam hiện nay chưa thực sự được chú ý. Một trong nhữngnguyên nhân dẫn đến điều này là chưa hiểu rõ bản chất, vai trò, mục tiêu củahệ thống kiểm soát nội bộ. Đối với các nhà quản lý doanh nghiệp, hoàn thiệnhệ thống kiểm soát nội bộ cũng là giải pháp để nâng cao hiệu quả kinh doanh.Với mong muốn giúp cho các bạn đọc hiểu rõ về hệ thống kiểm soát nội bộtrong doanh nghiệp, giảm bớt sự nhầm lẫn giữa kiểm soát nội bộ với kiểmtoán nội bộ, cuốn giáo trình Hệ thống kiểm soát nội bộ đã được biên soạn.Với kết cấu gồm 4 chương, chúng tôi hy vọng cuốn giáo trình sẽ cung cấpnhiều kiến thức bổ ích cho sinh viên không chỉ ngành kế toán mà còn cả cácsinh viên ngành quản trị kinh doanh cũng như với các bạn đọc khác.Chương I: Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộChương II: Kiểm soát nội bộ đối với các nghiệp vụ chủ yếu của doanh nghiệpChương III: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệpChương IV: Trình tự nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của kiểm toánviên Cùng với phần lý luận ở mỗi chương đều có phần bài tập và câu hỏi dochính tác giả của chương biên soạn. Tham gia biên soạn gồm: 1. Th.S Đặng Thuý Anh – Chủ biên- biên soạn Chương thứ nhất, Chương thứ hai 2. GV. Nguyễn Thị Diệu Thuý biên soạn Chương thứ ba, Chương thứ tư Đây là cuốn giáo trình được biên soạn lần đầu, tập thể tác giả đã nỗ lựcrất nhiều trong quá trình biên soạn và biên tập nhưng cuốn giáo trình khôngthể tránh khỏi thiếu sót cả về nội dung và hình thức. Chúng tôi hy vọng sẽnhận được nhiều ý kiến đóng góp của bạn đọc để cuốn giáo trình được hoànthiện hơn ở lần tái bản sau Tập thể tác giả 3 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮTHTKSNB Hệ thống kiểm soát nội bộKSNB Kiểm soát nội bộSXKD Sản xuất kinh doanh 4 CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Mục tiêu chương: Sau khi nghiên cứu chương, người đọc có thể hiểuđược khái niệm, bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ, mục tiêu, sự cầnthiết, lợi ích của hệ thống này cũng như những yếu tố cấu thành hệ thốngkiểm soát nội bộ Nội dung của chương tập trung làm rõ những vấn đề sau:- Khái niệm và các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ- Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ1.1 Khái niệm Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra, kiểm soátluôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếuqua hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) trong doanh nghiệp. Có rất nhiềuđịnh nghĩa về HTKSNB, cụ thể: Theo Spencer Picket, tác giả của cuốn “Internal Control: A Manager’sJourney”, “Hệ thống kiểm soát nội bộ là những cơ chế để đảm bảo đạt đượccác mục tiêu. Hệ thống kiểm soát tốt sẽ tăng cường hiệu quả, đảm bảo sự tuânthủ pháp luật và các quy tắc, có thông tin tốt, loại trừ được lỗi và sự lạmdụng” Theo chuẩn mực về kiểm soát của Hiệp hội kế toán Canada (CICA),“Kiểm soát nội bộ bao gồm tất cả các thành phần của tổ chức hỗ trợ để đạtđược mục tiêu của tổ chức. Các thành phần này bao gồm nguồn lực, hệ thống,tiến trình, văn hoá, cơ cấu và nhiệm vụ”. Theo hội kế toán Anh quốc (England Association of Accountants –EAA) định nghĩa về HTKSNB được đưa ra như sau: “ Một hệ thống kiểmsoát toàn diện có kinh nghiệm tài chính và các lĩnh vực khác nhau được thànhlập bởi Ban quản lý nhằm: – Tiến hành hoạt động kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có hiệu quả – Đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của Ban quản trị 5 – Giữ an toàn tài sản – Đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán, những thành phần riêng lẻ của HTKSNB được coi là hoạt động kiểm tra hoặc hoạt động kiểm tra nội bộ Theo Uỷ ban Hỗ trợ tổ chức của Mỹ (COSO), “Kiểm soát nội bộ làmột tiến trình được thiết kế bởi các nhà quản lý để cung cấp sự đảm bảo hợplý nhằm đạt được các mục tiêu: Hiệu lực và hiệu quả của hoạt động; Sự tincậy của các báo cáo tài chính và sự tuân thủ luật pháp và các quy tắc của tổchức”. Theo mục 10, Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 – Đánh giá rủi rovà kiểm soát nội bộ thì “Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và thủ tụckiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo chođơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừavà phát hiện gian lận, sai sót. Để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý.Nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. HTKSNBbao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát”. Tuy có nhiều cách định nghĩa khác nhau về KSNB, song chúng đều cónhững điểm chung là giảm bớt nguy cơ tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh;đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính; đảm bảothực hiện các chế độ pháp lý. Cụ thể, HTKSNB là một hệ thống chính sách vàthủ tục nhằm bốn mục tiêu: Thứ nhất là bảo vệ tài sản của doanh nghiệp: Tài sản của doanhnghiệp rất nhạy cảm với vấn đề gian lận, biển thủ, mất cắp, hư hỏng, sử dụngkhông đúng mục đích nên chúng cần được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soátthích hợp. Điều này cũng tương tự như một số tài sản phi vật chất như các tàiliệu quan trọng (các hợp đồng bảo mật của nhà nước) và sổ sách. Sự bảo vệmột số tài sản và sổ sách nhất định đã trở nên ngày càng quan trọng hơn kể từkhi có hệ thống máy tính. Số lượng lớn thông tin được tồn trữ trong cácphương tiện bằng máy tính như đĩa từ có thể bị phá hoại nếu không cẩn trọngbảo vệ chúng. 6 Thứ hai là đảm bảo độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế, tàichính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hìnhthành các quyết định của nhà quản lý. Như vậy các thông tin cung cấp phảiđảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạnghoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của mọihoạt động kinh tế tài chính. Các nhà quản lý chịu trách nhiệm lập báo cáo tàichính trung thực, hợp lý, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hànhhoặc được chấp nhận Thứ ba là đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý: HTKSNB đượcthiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lýliên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải tuân thủđúng mức. Cụ thể HTKSNB cần duy trì kiểm tra việc tuân thủ các chính sáchcó liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp, ngăn chặn và phát hiện kịpthời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanhnghiệp và đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lậpbáo cáo tài chính trung thực và khách quan. Điều này xuất phát từ tráchnhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị.Theo thông lệ chung, người chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trungthực của báo cáo tài chính cũng như việc tuân thủ luật pháp trong một đơn vịchính là những người quản lý của đơn vị. Nói cách khác, việc ngăn ngừa vàphát hiện những sai phạm như gian lận hay sai sót là trách nhiệm của nhữngngười quản lý. Bởi vì nếu không thực hiện được điều này, chắc chắn hoạtđộng của đơn vị sẽ không có hiệu quả, các thông tin không trung thực, thậmchí đơn vị có thể bị giải thể vì những hành vi không tuân thủ pháp luật. Đốivới hành vi không tuân thủ, đoạn 08 chuẩn mực kiểm toán Việt nam số 250 –Xem xét tính tuân thủ pháp luật và các quy định trong kiểm toán báo cáo tàichính – xác định: “ Giám đốc (hoặc người đứng đầu) đơn vị được kiểm toáncó trách nhiệm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ đúng pháp luật và các quy địnhhiện hành, ngăn ngừa, phát hiện và xử lý những hành vi không tuân thủ phápluật và các quy định trong đơn vị” Thứ tư là đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý: Các quátrình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại 7không cần thiết các tác nghiệp, gây sự lãng phí trong hoạt động và sử dụngkém hiệu quả các nguồn lực trong doang nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộgiúp đơn vị bảo vệ và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin,nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh củađơn vị. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạtđộng của doanh nghiệp được thực hiện cơ chế giám sát của HTKSNB doanhnghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanhnghiệp. Như vậy, tuy nằm trong một thể thống nhất song bốn mục tiêu trên đôikhi cũng có mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động vớimục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy.Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ mộtcách hữu hiệu và kết hợp hài hoà các lợi ích trên.1.2. Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ HTKSNB thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kếhoạch, quan điểm, nội quy, chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổchức để bảo đảm tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra mộtcách hợp lý. Có thể hiểu đơn giản HTKSNB là hệ thống của tất cả những gìmà một tổ chức cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điềumuốn tránh. Cũng trên nguyên tắc này mà các hệ thống quản lý khác nhau cóchuẩn mực quốc tế như ISO đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của một tổ chức Trong một tổ chức, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung – quyềnlợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại songhành. Nếu không có HTKSNB, thì việc giải quyết mâu thuẫn giữa lợi íchriêng của người lao động và lợi ích chung của toàn tổ chức, người sử dụng laođộng là rất khó, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng củamình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của tổ chức, làm thế nàoquản lý được rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh, làm thế nào có thểphân quyền uỷ nhiệm giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa họcchứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức cáclợi ích: 8- Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh chẳng hạn nhưhàng hoá bị hỏng, bị mất do bão lụt, hoả hoạn, cháy nổ, các sai sót của ngườilao động vô tình gây ra những thiệt hại trong sản xuất như tăng giá thành,giảm chất lượng sản phẩm- Giữ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động củatổ chức cũng như các quy định của luật pháp- Đảm bảo tổ chức hoạt động có hiệu quả sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạtđược các mục tiêu đặt ra- Bảo vệ quyền lợi của các nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối vớihọ Ban giám đốc của doanh nghiệp có trách nhiệm thành lập, điều hành vàkiểm soát HTKSNB phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Để hệ thống này vậnhành tốt, cần tuân thủ một số nguyên tắc như: xây dựng một môi trường vănhoá chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quyđịnh rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi. Các quy trình hoạt độngvà kiểm soát nội bộ được văn bản hoá rõ ràng và được truyền đạt rộng rãitrong nội bộ tổ chức. Xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn có quy cơ rủi ro cao.Mọi hoạt động quan trọng phải được ghi lại bằng văn bản. Bất cứ thành viênnào của tổ chức cũng phải tuân thủ HTKSNB, quy định rõ ràng trách nhiệmkiểm tra và kiểm soát, kiểm tra định kỳ nâng cao hiệu quả của các biện phápkiểm soát nội bộ. Ở Việt nam, theo đánh giá của nhiều chuyên gia, phần lớncác doanh nghiệp chưa hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xây dựng,tổ chức và vận hành bài bản một HTKSNB. Công tác kiểm tra, kiểm soátthường chồng chéo, phiến diện, tập trung vào cá chỉ số kinh tế, tài chính vàkết quả cuối cùng với thói quen tìm lỗi, đổ trách nhiệm chứ ít chú trọng kiểmtra, kiểm soát toàn bộ hoạt động của tổ chức, lấy ngăn chặn, phòng ngừa làchính.1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ Có nhiều cách phân chia các thành phần cơ bản cấu thành HTKSNB.Theo Chuẩn mực kiểm toán VN số 400 thì HTKSNB bao gồm 4 bộ phận cơ 9bản cấu thành: Môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soátvà kiểm toán nội bộ.1.3.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoàidoanh nghiệp có tính chất môi trường tác động đến việc thiết kế các chínhsách, thủ tục kiểm soát, tác động đến sự hoạt động cũng như tính hữu hiệucủa các chính sách đó trong đơn vị.Các nhân tố có tính chất môi trường bao gồm:Thứ nhất: Đặc thù quản lý Các đặc thù về quản lý thể hiện qua nhận thức, quan điểm, hành độngkhác nhau của các nhà quản lý trong việc điều hành hoạt động doanh nghiệp.Chính những nhà quản lý này đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phêchuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát áp dụng tại doanhnghiệp. Cụ thể, một nhà quản lý coi trọng vấn đề mở rộng và chiếm lĩnh thịtrường họ sẽ thực hiện một loạt những hành động, những chính sách nhằmmở rộng thị trường như là mở thêm các cửa hàng, tuyển thêm nhân viên tiếpthị, tăng chi phí quảng cáo… Vậy quan điểm đó sẽ có phản ứng dây truyền đốivới việc xây dựng và củng cố HTKSNB của doanh nghiệp như phải thay đổiđịnh mức chi phí quảng cáo, chi phí cho nhân viên kinh doanh tiếp thị, chi phíquản lý cửa hàng… Các quan điểm đó sẽ có ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ,các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp. Đặc thù quản lý còn được thể hiện ở cơ cấu quyền lực hay phân bổquyền lực trong đơn vị. Một số đơn vị, việc quản lý được tập trung và chiphối bởi một cá nhân. Trong trường hợp này phẩm chất và năng lực củangười nắm quyền tập trung có ảnh hưởng rất lớn đến các chính sách, thủ tụckiểm soát. Ngược lại, ở một số đơn vị, quyền lực được phân tán cho nhiềungười trong bộ máy quản lý. Việc phân quyền này rất có ảnh hưởng đến tínhhữu hiệu của HTKSNB, cụ thể khi xây dựng các chính sách, quy định nào đócủa đơn vị thì sẽ có nhiều ý kiến đóng góp, nhận xét và được kiểm tra, đánh 10giá bởi nhiều người trong bộ máy quản lý trước khi ban hành. Điều này gópphần ban hành những chính sách, quy định sát thực và hiệu qủa hơn từ đó gópphần kiểm soát nội bộ các hoạt động tốt hơn. Ngoài ra, khi quyền lực đượcphân chia cho nhiều người trong bộ máy quản lý thì từng mảng công việc,từng lĩnh vực, từng bộ phận trong đơn vị sẽ được quản lý tốt hơn. Khi quyềnlực chỉ tập trung bởi một cá nhân thì việc xử lý công việc sẽ khó khăn khi cánhân đó đi vắng nên việc phân chia quyền lực cho nhiều người sẽ giúp xử lýcông việc dễ dàng hơn khi chủ doanh nghiệp đi vắng. Hơn nữa, việc phânchia quyền lực cho nhiều người sẽ hạn chế được những sai phạm có thể xẩy rakhi ban hành các quy định, chính sách, hạn chế phần nào những yếu điểmtrong tính cách như độc đoán, chuyên quyền, không thận trọng, quá nóng vộitrong xử lý công việc của chủ doanh nghiệp. Điều này cũng có tác dụng kiểmsoát nội bộ các hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp tốt hơn.Thứ hai: Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức của đơn vị đề cập đến sự phân chia nhiệm vụ, quyềnhạn và mối liên hệ giữa các thành viên trong đơn vị. Một cơ cấu tổ chức hợplý sẽ đảm bảo cho các hoạt động trong đơn vị được thông suốt và hiệu quả, cókhả năng ngăn ngừa các vi phạm, loại bỏ những hoạt động không phù hợp cóthể dẫn đến sai sót, gian lận. Ngược lại sự thiếu hợp lý trong việc bố trí cơ cấutổ chức sẽ dẫn đến sự lãng phí, chồng chéo hay bỏ sót hoặc sự lơ là thiếutrách nhiệm, từ đó dễ xảy ra các sai phạm. Như vậy, bản thân cơ cấu tổ chứccủa đơn vị cũng ảnh hưởng rất lớn đến các chính sách cũng như kiểm soát nộibộ trong đơn vị.Thứ ba: Chính sách nhân sự Sự phát triển của mỗi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhânviên. Đây cũng là nhân tố quan trọng trong tác động đến hiệu quả củaHTKSNB vì họ chính là người thực hiện mọi chính sách và thủ tục kiểm soáttrong đơn vị. Các chính sách, thủ tục kiểm soát dù đúng đắn, chặt chẽ đến đâucũng không phát huy được hiệu quả khi đội ngũ nhân sự thực thi yếu kém vềtrình độ, suy thoái về đạo đức và sa sút về tinh thần làm việc. Ngược lại, mộtchính sách nhân sự tốt sẽ khiến cho các chính sách, thủ tục kiểm soát đượctuân thủ một cách nghiêm túc, hạn chế đến mức thấp nhất những sai phạm. 11Bởi vậy, các nhà quản lý cần có chính sách, chế độ cụ thể rõ ràng đối với việctuyển dụng, đánh giá đề bạt khen thưởng và kỷ luật các nhân viên. Việc tuyểndụng, đào tạo đề bạt các cán bộ, đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lựcchuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục.Thứ tư: Công tác kế hoạch Công tác kế hoạch bao gồm một hệ thống các kế hoạch và dự toán nhưkế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch tài chính cũng như các dự án,phương án chiến lược của bộ phận quản lý cao nhất. Việc lập kế hoạch tốt sẽgiúp cho đơn vị hoạt động đúng hướng và có hiệu quả. Định kỳ đơn vị tiếnhành đối chiếu giữa thực tế với kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởngđến kế hoạch để từ đó có những điều chỉnh xử lý kịp thời. Như vậy bản thâncông tác kế hoạch nếu được tiến hành một cách nghiêm túc và khoa học cũngsẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu, giúp cho đơn vị có thể pháthiện, ngăn ngừa được những sai sót, gian lận trong các hoạt động SXKD củamình.Thứ năm: Ban kiểm soát Ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhấtcủa đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệmcác chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Bankiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn như sau: Một là: Giám sát sự chấp hành pháp luật của Công ty. Hai là: Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ. Ba là: Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính. Bốn là: Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với cáckiểm toán viên bên ngoài.Thứ sáu: Môi trường bên ngoài Ngoài các nhân tố bên trong nói trên, môi trường kiểm soát còn baogồm các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soátcủa các nhà quản lý, nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điềuhành của các nhà quản lý, cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế, thủ 12tục kiểm soát nội bộ. Các nhân tố này gồm có: Đường lối phát triển kinh tếcủa Nhà nước, các chính sách, chỉ thị, quyết định… của chính phủ, của các cơquan chức năng, các luật và bộ luật kinh tế, chính sách tín dụng của các chủnợ, các đối chủ cạnh tranh…1.3.2 Hệ thống kế toán Theo mục 11, chuẩn mực kế toán Việt nam số 400 – Đánh giá rủi ro vàkiểm soát nội bộ “Hệ thống kế toán: Là các quy định về kế toán và các thủ tụckế toán mà đơn vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện việc ghi chép kế toánvà lập báo cáo tài chính” Hệ thống kế toán là yếu tố chủ yếu trong hệ thống thông tin của đơn vị.Mục đích của hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thu thập, phânloại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thoảmãn chức năng thông tin và kiểm tra các hoạt động kế toán. Một hệ thống kếtoán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết: Về tính có thực: Cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép nhữngnghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị. Về sự phê chuẩn: Đảm bảo mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩnhợp lý. Về tính đầy đủ: Đảm bảo việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tếphát sinh. Về sự đánh giá: Đảm bảo không có sai phạm trong việc tính toán cáckhoản giá và chi phí. Về sự phân loại: Đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế được ghi chép đúngtheo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ kế toán. Về tính đúng kỳ: Đảm bảo việc ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinhđược thực hiện kịp thời theo quy định. Về quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán đượcghi vào sổ phải được tổng cộng hợp và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chínhcác trên các báo cáo tài chính doanh nghiệp. 13 Hệ thống kế toán bao gồm: Hệ thống chứng từ kế toán; Hệ thống sổ kếtoán; Hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp và cân đối kếtoán. Hệ thống chứng từ kế toán: Đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kếtoán của đơn vị. Chứng từ kế toán là nguồn cung cấp thông tin ban đầu (đầuvào) được xem là cơ sở kế toán sử dụng để qua đó tạo lập nên những thôngtin có tính tổng hợp và hữu ích để phục vụ cho nhiều đối tượng khác nhau.Chứng từ vừa thực hiện chức năng thông tin đồng thời là minh chứng cho sựhiện hữu của tài sản và sự xẩy ra các nghiệp vụ trong toàn tổ chức, là cơ sở đểthực hiện hoạt động kiểm soát trước khi nghiệp vụ kinh tế xẩy ra. Chứng từgiúp ngăn chặn kịp thời các hành vi sai phạm để bảo vệ tài sản của đơn vị.Thí dụ thủ tục lập và xét duyệt phiếu chi giúp ngăn chặn những nghiệp vụ chitiền mặt không đúng mục đích, chi vượt quá mức cho phép. Chứng từ còn làcăn cứ pháp lý để giải quyết tranh chấp giữa các đối tượng cả bên trong vàbên ngoài đơn vị. Do vậy hệ thống chứng từ khoa học sẽ cung cấp sự đảm bảohợp lý về môi trường kiểm soát đúng đắn tất cả các tài sản và nghiệp vụ. Hệ thống sổ sách kế toán: Là công cụ ghi chép, phân loại, tính toántổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để chuẩn bị cung cấp thông tin tổnghợp lên báo cáo. Hệ thống sổ sách kế toán còn giúp tổng hợp, lưu trữ thôngtin một cách có hệ thống, khoa học và đóng vai trò trung gian giữa chứng từvới các báo cáo tài chính. Vì vậy nó là cơ sở kiểm tra, truy cập chứng từ. Hệ thống tài khoản kế toán: Quá trình kiểm soát có liên quan chặt chẽvới chứng từ và sổ sách kế toán là sơ đồ tài khoản.
Cùng với phần lý luận ở mỗi chương đều có phần bài tập và câu hỏi do chính tác giả của chương biên soạn.TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINHTRUNG TÂM ĐÀO TẠO TỪ XA – QUAN HỆ DOANH NGHIỆP THS. ĐẶNG THÚY ANH === === GIÁO TRÌNHHỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VINH, NĂM 2011 = = 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINHTRUNG TÂM ĐÀO TẠO TỪ XA – QUAN HỆ DOANH NGHIỆP THS. ĐẶNG THÚY ANH === === GIÁO TRÌNHHỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VINH, NĂM 2011 = = 2 LỜI MỞ ĐẦU Việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong cácdoanh nghiệp ở Việt nam hiện nay chưa thực sự được chú ý. Một trong nhữngnguyên nhân dẫn đến điều này là chưa hiểu rõ bản chất, vai trò, mục tiêu củahệ thống kiểm soát nội bộ. Đối với các nhà quản lý doanh nghiệp, hoàn thiệnhệ thống kiểm soát nội bộ cũng là giải pháp để nâng cao hiệu quả kinh doanh.Với mong muốn giúp cho các bạn đọc hiểu rõ về hệ thống kiểm soát nội bộtrong doanh nghiệp, giảm bớt sự nhầm lẫn giữa kiểm soát nội bộ với kiểmtoán nội bộ, cuốn giáo trình Hệ thống kiểm soát nội bộ đã được biên soạn.Với kết cấu gồm 4 chương, chúng tôi hy vọng cuốn giáo trình sẽ cung cấpnhiều kiến thức bổ ích cho sinh viên không chỉ ngành kế toán mà còn cả cácsinh viên ngành quản trị kinh doanh cũng như với các bạn đọc khác.Chương I: Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộChương II: Kiểm soát nội bộ đối với các nghiệp vụ chủ yếu của doanh nghiệpChương III: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệpChương IV: Trình tự nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của kiểm toánviên Cùng với phần lý luận ở mỗi chương đều có phần bài tập và câu hỏi dochính tác giả của chương biên soạn. Tham gia biên soạn gồm: 1. Th.S Đặng Thuý Anh – Chủ biên- biên soạn Chương thứ nhất, Chương thứ hai 2. GV. Nguyễn Thị Diệu Thuý biên soạn Chương thứ ba, Chương thứ tư Đây là cuốn giáo trình được biên soạn lần đầu, tập thể tác giả đã nỗ lựcrất nhiều trong quá trình biên soạn và biên tập nhưng cuốn giáo trình khôngthể tránh khỏi thiếu sót cả về nội dung và hình thức. Chúng tôi hy vọng sẽnhận được nhiều ý kiến đóng góp của bạn đọc để cuốn giáo trình được hoànthiện hơn ở lần tái bản sau Tập thể tác giả 3 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮTHTKSNB Hệ thống kiểm soát nội bộKSNB Kiểm soát nội bộSXKD Sản xuất kinh doanh 4 CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Mục tiêu chương: Sau khi nghiên cứu chương, người đọc có thể hiểuđược khái niệm, bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ, mục tiêu, sự cầnthiết, lợi ích của hệ thống này cũng như những yếu tố cấu thành hệ thốngkiểm soát nội bộ Nội dung của chương tập trung làm rõ những vấn đề sau:- Khái niệm và các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ- Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ1.1 Khái niệm Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra, kiểm soátluôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếuqua hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) trong doanh nghiệp. Có rất nhiềuđịnh nghĩa về HTKSNB, cụ thể: Theo Spencer Picket, tác giả của cuốn “Internal Control: A Manager’sJourney”, “Hệ thống kiểm soát nội bộ là những cơ chế để đảm bảo đạt đượccác mục tiêu. Hệ thống kiểm soát tốt sẽ tăng cường hiệu quả, đảm bảo sự tuânthủ pháp luật và các quy tắc, có thông tin tốt, loại trừ được lỗi và sự lạmdụng” Theo chuẩn mực về kiểm soát của Hiệp hội kế toán Canada (CICA),“Kiểm soát nội bộ bao gồm tất cả các thành phần của tổ chức hỗ trợ để đạtđược mục tiêu của tổ chức. Các thành phần này bao gồm nguồn lực, hệ thống,tiến trình, văn hoá, cơ cấu và nhiệm vụ”. Theo hội kế toán Anh quốc (England Association of Accountants –EAA) định nghĩa về HTKSNB được đưa ra như sau: “ Một hệ thống kiểmsoát toàn diện có kinh nghiệm tài chính và các lĩnh vực khác nhau được thànhlập bởi Ban quản lý nhằm: – Tiến hành hoạt động kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có hiệu quả – Đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của Ban quản trị 5 – Giữ an toàn tài sản – Đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán, những thành phần riêng lẻ của HTKSNB được coi là hoạt động kiểm tra hoặc hoạt động kiểm tra nội bộ Theo Uỷ ban Hỗ trợ tổ chức của Mỹ (COSO), “Kiểm soát nội bộ làmột tiến trình được thiết kế bởi các nhà quản lý để cung cấp sự đảm bảo hợplý nhằm đạt được các mục tiêu: Hiệu lực và hiệu quả của hoạt động; Sự tincậy của các báo cáo tài chính và sự tuân thủ luật pháp và các quy tắc của tổchức”. Theo mục 10, Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 – Đánh giá rủi rovà kiểm soát nội bộ thì “Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và thủ tụckiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo chođơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừavà phát hiện gian lận, sai sót. Để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý.Nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. HTKSNBbao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát”. Tuy có nhiều cách định nghĩa khác nhau về KSNB, song chúng đều cónhững điểm chung là giảm bớt nguy cơ tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh;đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính; đảm bảothực hiện các chế độ pháp lý. Cụ thể, HTKSNB là một hệ thống chính sách vàthủ tục nhằm bốn mục tiêu: Thứ nhất là bảo vệ tài sản của doanh nghiệp: Tài sản của doanhnghiệp rất nhạy cảm với vấn đề gian lận, biển thủ, mất cắp, hư hỏng, sử dụngkhông đúng mục đích nên chúng cần được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soátthích hợp. Điều này cũng tương tự như một số tài sản phi vật chất như các tàiliệu quan trọng (các hợp đồng bảo mật của nhà nước) và sổ sách. Sự bảo vệmột số tài sản và sổ sách nhất định đã trở nên ngày càng quan trọng hơn kể từkhi có hệ thống máy tính. Số lượng lớn thông tin được tồn trữ trong cácphương tiện bằng máy tính như đĩa từ có thể bị phá hoại nếu không cẩn trọngbảo vệ chúng. 6 Thứ hai là đảm bảo độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế, tàichính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hìnhthành các quyết định của nhà quản lý. Như vậy các thông tin cung cấp phảiđảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạnghoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của mọihoạt động kinh tế tài chính. Các nhà quản lý chịu trách nhiệm lập báo cáo tàichính trung thực, hợp lý, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hànhhoặc được chấp nhận Thứ ba là đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý: HTKSNB đượcthiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lýliên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải tuân thủđúng mức. Cụ thể HTKSNB cần duy trì kiểm tra việc tuân thủ các chính sáchcó liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp, ngăn chặn và phát hiện kịpthời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanhnghiệp và đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lậpbáo cáo tài chính trung thực và khách quan. Điều này xuất phát từ tráchnhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị.Theo thông lệ chung, người chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trungthực của báo cáo tài chính cũng như việc tuân thủ luật pháp trong một đơn vịchính là những người quản lý của đơn vị. Nói cách khác, việc ngăn ngừa vàphát hiện những sai phạm như gian lận hay sai sót là trách nhiệm của nhữngngười quản lý. Bởi vì nếu không thực hiện được điều này, chắc chắn hoạtđộng của đơn vị sẽ không có hiệu quả, các thông tin không trung thực, thậmchí đơn vị có thể bị giải thể vì những hành vi không tuân thủ pháp luật. Đốivới hành vi không tuân thủ, đoạn 08 chuẩn mực kiểm toán Việt nam số 250 –Xem xét tính tuân thủ pháp luật và các quy định trong kiểm toán báo cáo tàichính – xác định: “ Giám đốc (hoặc người đứng đầu) đơn vị được kiểm toáncó trách nhiệm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ đúng pháp luật và các quy địnhhiện hành, ngăn ngừa, phát hiện và xử lý những hành vi không tuân thủ phápluật và các quy định trong đơn vị” Thứ tư là đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý: Các quátrình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại 7không cần thiết các tác nghiệp, gây sự lãng phí trong hoạt động và sử dụngkém hiệu quả các nguồn lực trong doang nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộgiúp đơn vị bảo vệ và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin,nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh củađơn vị. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạtđộng của doanh nghiệp được thực hiện cơ chế giám sát của HTKSNB doanhnghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanhnghiệp. Như vậy, tuy nằm trong một thể thống nhất song bốn mục tiêu trên đôikhi cũng có mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động vớimục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy.Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ mộtcách hữu hiệu và kết hợp hài hoà các lợi ích trên.1.2. Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ HTKSNB thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kếhoạch, quan điểm, nội quy, chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổchức để bảo đảm tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra mộtcách hợp lý. Có thể hiểu đơn giản HTKSNB là hệ thống của tất cả những gìmà một tổ chức cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điềumuốn tránh. Cũng trên nguyên tắc này mà các hệ thống quản lý khác nhau cóchuẩn mực quốc tế như ISO đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của một tổ chức Trong một tổ chức, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung – quyềnlợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại songhành. Nếu không có HTKSNB, thì việc giải quyết mâu thuẫn giữa lợi íchriêng của người lao động và lợi ích chung của toàn tổ chức, người sử dụng laođộng là rất khó, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng củamình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của tổ chức, làm thế nàoquản lý được rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh, làm thế nào có thểphân quyền uỷ nhiệm giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa họcchứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức cáclợi ích: 8- Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh chẳng hạn nhưhàng hoá bị hỏng, bị mất do bão lụt, hoả hoạn, cháy nổ, các sai sót của ngườilao động vô tình gây ra những thiệt hại trong sản xuất như tăng giá thành,giảm chất lượng sản phẩm- Giữ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động củatổ chức cũng như các quy định của luật pháp- Đảm bảo tổ chức hoạt động có hiệu quả sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạtđược các mục tiêu đặt ra- Bảo vệ quyền lợi của các nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối vớihọ Ban giám đốc của doanh nghiệp có trách nhiệm thành lập, điều hành vàkiểm soát HTKSNB phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Để hệ thống này vậnhành tốt, cần tuân thủ một số nguyên tắc như: xây dựng một môi trường vănhoá chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quyđịnh rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi. Các quy trình hoạt độngvà kiểm soát nội bộ được văn bản hoá rõ ràng và được truyền đạt rộng rãitrong nội bộ tổ chức. Xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn có quy cơ rủi ro cao.Mọi hoạt động quan trọng phải được ghi lại bằng văn bản. Bất cứ thành viênnào của tổ chức cũng phải tuân thủ HTKSNB, quy định rõ ràng trách nhiệmkiểm tra và kiểm soát, kiểm tra định kỳ nâng cao hiệu quả của các biện phápkiểm soát nội bộ. Ở Việt nam, theo đánh giá của nhiều chuyên gia, phần lớncác doanh nghiệp chưa hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xây dựng,tổ chức và vận hành bài bản một HTKSNB. Công tác kiểm tra, kiểm soátthường chồng chéo, phiến diện, tập trung vào cá chỉ số kinh tế, tài chính vàkết quả cuối cùng với thói quen tìm lỗi, đổ trách nhiệm chứ ít chú trọng kiểmtra, kiểm soát toàn bộ hoạt động của tổ chức, lấy ngăn chặn, phòng ngừa làchính.1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ Có nhiều cách phân chia các thành phần cơ bản cấu thành HTKSNB.Theo Chuẩn mực kiểm toán VN số 400 thì HTKSNB bao gồm 4 bộ phận cơ 9bản cấu thành: Môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soátvà kiểm toán nội bộ.1.3.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoàidoanh nghiệp có tính chất môi trường tác động đến việc thiết kế các chínhsách, thủ tục kiểm soát, tác động đến sự hoạt động cũng như tính hữu hiệucủa các chính sách đó trong đơn vị.Các nhân tố có tính chất môi trường bao gồm:Thứ nhất: Đặc thù quản lý Các đặc thù về quản lý thể hiện qua nhận thức, quan điểm, hành độngkhác nhau của các nhà quản lý trong việc điều hành hoạt động doanh nghiệp.Chính những nhà quản lý này đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phêchuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát áp dụng tại doanhnghiệp. Cụ thể, một nhà quản lý coi trọng vấn đề mở rộng và chiếm lĩnh thịtrường họ sẽ thực hiện một loạt những hành động, những chính sách nhằmmở rộng thị trường như là mở thêm các cửa hàng, tuyển thêm nhân viên tiếpthị, tăng chi phí quảng cáo… Vậy quan điểm đó sẽ có phản ứng dây truyền đốivới việc xây dựng và củng cố HTKSNB của doanh nghiệp như phải thay đổiđịnh mức chi phí quảng cáo, chi phí cho nhân viên kinh doanh tiếp thị, chi phíquản lý cửa hàng… Các quan điểm đó sẽ có ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ,các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp. Đặc thù quản lý còn được thể hiện ở cơ cấu quyền lực hay phân bổquyền lực trong đơn vị. Một số đơn vị, việc quản lý được tập trung và chiphối bởi một cá nhân. Trong trường hợp này phẩm chất và năng lực củangười nắm quyền tập trung có ảnh hưởng rất lớn đến các chính sách, thủ tụckiểm soát. Ngược lại, ở một số đơn vị, quyền lực được phân tán cho nhiềungười trong bộ máy quản lý. Việc phân quyền này rất có ảnh hưởng đến tínhhữu hiệu của HTKSNB, cụ thể khi xây dựng các chính sách, quy định nào đócủa đơn vị thì sẽ có nhiều ý kiến đóng góp, nhận xét và được kiểm tra, đánh 10giá bởi nhiều người trong bộ máy quản lý trước khi ban hành. Điều này gópphần ban hành những chính sách, quy định sát thực và hiệu qủa hơn từ đó gópphần kiểm soát nội bộ các hoạt động tốt hơn. Ngoài ra, khi quyền lực đượcphân chia cho nhiều người trong bộ máy quản lý thì từng mảng công việc,từng lĩnh vực, từng bộ phận trong đơn vị sẽ được quản lý tốt hơn. Khi quyềnlực chỉ tập trung bởi một cá nhân thì việc xử lý công việc sẽ khó khăn khi cánhân đó đi vắng nên việc phân chia quyền lực cho nhiều người sẽ giúp xử lýcông việc dễ dàng hơn khi chủ doanh nghiệp đi vắng. Hơn nữa, việc phânchia quyền lực cho nhiều người sẽ hạn chế được những sai phạm có thể xẩy rakhi ban hành các quy định, chính sách, hạn chế phần nào những yếu điểmtrong tính cách như độc đoán, chuyên quyền, không thận trọng, quá nóng vộitrong xử lý công việc của chủ doanh nghiệp. Điều này cũng có tác dụng kiểmsoát nội bộ các hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp tốt hơn.Thứ hai: Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức của đơn vị đề cập đến sự phân chia nhiệm vụ, quyềnhạn và mối liên hệ giữa các thành viên trong đơn vị. Một cơ cấu tổ chức hợplý sẽ đảm bảo cho các hoạt động trong đơn vị được thông suốt và hiệu quả, cókhả năng ngăn ngừa các vi phạm, loại bỏ những hoạt động không phù hợp cóthể dẫn đến sai sót, gian lận. Ngược lại sự thiếu hợp lý trong việc bố trí cơ cấutổ chức sẽ dẫn đến sự lãng phí, chồng chéo hay bỏ sót hoặc sự lơ là thiếutrách nhiệm, từ đó dễ xảy ra các sai phạm. Như vậy, bản thân cơ cấu tổ chứccủa đơn vị cũng ảnh hưởng rất lớn đến các chính sách cũng như kiểm soát nộibộ trong đơn vị.Thứ ba: Chính sách nhân sự Sự phát triển của mỗi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhânviên. Đây cũng là nhân tố quan trọng trong tác động đến hiệu quả củaHTKSNB vì họ chính là người thực hiện mọi chính sách và thủ tục kiểm soáttrong đơn vị. Các chính sách, thủ tục kiểm soát dù đúng đắn, chặt chẽ đến đâucũng không phát huy được hiệu quả khi đội ngũ nhân sự thực thi yếu kém vềtrình độ, suy thoái về đạo đức và sa sút về tinh thần làm việc. Ngược lại, mộtchính sách nhân sự tốt sẽ khiến cho các chính sách, thủ tục kiểm soát đượctuân thủ một cách nghiêm túc, hạn chế đến mức thấp nhất những sai phạm. 11Bởi vậy, các nhà quản lý cần có chính sách, chế độ cụ thể rõ ràng đối với việctuyển dụng, đánh giá đề bạt khen thưởng và kỷ luật các nhân viên. Việc tuyểndụng, đào tạo đề bạt các cán bộ, đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lựcchuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục.Thứ tư: Công tác kế hoạch Công tác kế hoạch bao gồm một hệ thống các kế hoạch và dự toán nhưkế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch tài chính cũng như các dự án,phương án chiến lược của bộ phận quản lý cao nhất. Việc lập kế hoạch tốt sẽgiúp cho đơn vị hoạt động đúng hướng và có hiệu quả. Định kỳ đơn vị tiếnhành đối chiếu giữa thực tế với kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởngđến kế hoạch để từ đó có những điều chỉnh xử lý kịp thời. Như vậy bản thâncông tác kế hoạch nếu được tiến hành một cách nghiêm túc và khoa học cũngsẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu, giúp cho đơn vị có thể pháthiện, ngăn ngừa được những sai sót, gian lận trong các hoạt động SXKD củamình.Thứ năm: Ban kiểm soát Ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhấtcủa đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệmcác chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Bankiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn như sau: Một là: Giám sát sự chấp hành pháp luật của Công ty. Hai là: Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ. Ba là: Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính. Bốn là: Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với cáckiểm toán viên bên ngoài.Thứ sáu: Môi trường bên ngoài Ngoài các nhân tố bên trong nói trên, môi trường kiểm soát còn baogồm các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soátcủa các nhà quản lý, nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điềuhành của các nhà quản lý, cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế, thủ 12tục kiểm soát nội bộ. Các nhân tố này gồm có: Đường lối phát triển kinh tếcủa Nhà nước, các chính sách, chỉ thị, quyết định… của chính phủ, của các cơquan chức năng, các luật và bộ luật kinh tế, chính sách tín dụng của các chủnợ, các đối chủ cạnh tranh…1.3.2 Hệ thống kế toán Theo mục 11, chuẩn mực kế toán Việt nam số 400 – Đánh giá rủi ro vàkiểm soát nội bộ “Hệ thống kế toán: Là các quy định về kế toán và các thủ tụckế toán mà đơn vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện việc ghi chép kế toánvà lập báo cáo tài chính” Hệ thống kế toán là yếu tố chủ yếu trong hệ thống thông tin của đơn vị.Mục đích của hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thu thập, phânloại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thoảmãn chức năng thông tin và kiểm tra các hoạt động kế toán. Một hệ thống kếtoán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết: Về tính có thực: Cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép nhữngnghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị. Về sự phê chuẩn: Đảm bảo mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩnhợp lý. Về tính đầy đủ: Đảm bảo việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tếphát sinh. Về sự đánh giá: Đảm bảo không có sai phạm trong việc tính toán cáckhoản giá và chi phí. Về sự phân loại: Đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế được ghi chép đúngtheo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ kế toán. Về tính đúng kỳ: Đảm bảo việc ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinhđược thực hiện kịp thời theo quy định. Về quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán đượcghi vào sổ phải được tổng cộng hợp và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chínhcác trên các báo cáo tài chính doanh nghiệp. 13 Hệ thống kế toán bao gồm: Hệ thống chứng từ kế toán; Hệ thống sổ kếtoán; Hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp và cân đối kếtoán. Hệ thống chứng từ kế toán: Đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kếtoán của đơn vị. Chứng từ kế toán là nguồn cung cấp thông tin ban đầu (đầuvào) được xem là cơ sở kế toán sử dụng để qua đó tạo lập nên những thôngtin có tính tổng hợp và hữu ích để phục vụ cho nhiều đối tượng khác nhau.Chứng từ vừa thực hiện chức năng thông tin đồng thời là minh chứng cho sựhiện hữu của tài sản và sự xẩy ra các nghiệp vụ trong toàn tổ chức, là cơ sở đểthực hiện hoạt động kiểm soát trước khi nghiệp vụ kinh tế xẩy ra. Chứng từgiúp ngăn chặn kịp thời các hành vi sai phạm để bảo vệ tài sản của đơn vị.Thí dụ thủ tục lập và xét duyệt phiếu chi giúp ngăn chặn những nghiệp vụ chitiền mặt không đúng mục đích, chi vượt quá mức cho phép. Chứng từ còn làcăn cứ pháp lý để giải quyết tranh chấp giữa các đối tượng cả bên trong vàbên ngoài đơn vị. Do vậy hệ thống chứng từ khoa học sẽ cung cấp sự đảm bảohợp lý về môi trường kiểm soát đúng đắn tất cả các tài sản và nghiệp vụ. Hệ thống sổ sách kế toán: Là công cụ ghi chép, phân loại, tính toántổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để chuẩn bị cung cấp thông tin tổnghợp lên báo cáo. Hệ thống sổ sách kế toán còn giúp tổng hợp, lưu trữ thôngtin một cách có hệ thống, khoa học và đóng vai trò trung gian giữa chứng từvới các báo cáo tài chính. Vì vậy nó là cơ sở kiểm tra, truy cập chứng từ. Hệ thống tài khoản kế toán: Quá trình kiểm soát có liên quan chặt chẽvới chứng từ và sổ sách kế toán là sơ đồ tài khoản.
Xem thêm: Top 15 Mẫu Thiết Kế Nhà Trệt 3 Phòng Ngủ, Mẫu Nhà Cấp 4 Nóc Thái Có 3 Phòng Ngủ Anh Minh
Bạn đang đọc: Giáo Trình Kiểm Soát Nội Bộ : Phần 1, Kiểm Soát Nội Bộ
Sơ đồ tài khoản phân loạicác nghiệp vụ kinh tế vào những tài khoản riêng biệt trên các báo cáo kết quảhoạt động sản xuất kinh doanh và bảng cân đối kế toán. Sơ đồ tài khoản làmột công cụ kiểm soát quan trọng vì nó cung cấp bố cục để xác định thông tintrình bày cho ban quản trị và cho những nguời khác sử dụng báo cáo tàichính. Sơ đồ tài khoản có ích cho việc ngăn ngừa sai sót do phân loại sai vì nómô tả chuẩn xác các loại nghiệp vụ kinh tế trong hoạt động của đơn vị. Hệ thống bảng tổng hợp và cân đối kế toán: hệ thống Báo cáo kế toángồm 2 phân hệ: hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo kế toán quảntrị. Các thông tin được thể hiện trên báo cáo tài chính không đơn thuần chỉ là 14sự mang sang từ sổ sách kế toán mà còn phản ánh trung thực tình hình tàichính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị và phải được trìnhbày đúng theo chuẩn mực kế toán hiện hành. Báo cáo kế toán quản trị baogồm các báo cáo được lập ra để phục vụ cho yêu cầu quản trị của doanhnghiệp ở các cấp độ khác nhau.1.3.3 Thủ tục kiểm soát Mỗi một đơn vị, tổ chức có những đặc thù riêng, từ cơ cấu tổ chức đếnđặc điểm hoạt động kinh doanh. Vì vậy để đạt được mục tiêu kiểm soát, cácnhà quản lý phải xây dựng, thiết kế và duy trì các thủ tục kiểm soát sao chophù hợp với đặc điểm của đơn vị mình. Do đó, các bước kiểm soát và cáchthức kiểm soát có thể không giống nhau, thậm chí rất khác nhau giữa các đơnvị và các loại nghiệp vụ. Tuy nhiên, thủ tục kiểm soát được xây dựng theo cácnguyên tắc sau: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Theo nguyên tắc này quyền hạnvà trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặcnhiều bộ phận khác nhau trong một tổ chức. Đảm bảo được nguyên tắc này doanh nghiệp sẽ tránh được việc một cánhân, bộ phận toàn quyền thực hiện một công việc, nghiệp vụ kinh tế từ đầuđến cuối do vậy sẽ có sự giám sát lẫn nhau giữa các bộ phận và cá nhân quađó thúc đẩy năng suất làm việc cao hơn. Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nghiệm: Nguyên tắcnày đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công việc nhằm ngănngừa các hành vi lạm dụng quyền hạn để tham ô tài sản của doanh nghiệp vàdễ nhận ra sự sai sót và gian lận. Không được bố trí khiêm nhiệm giữa cáccông việc có liên quan với nhau cho cùng một cá nhân thực hiện như tách biệtchức năng phê chuẩn, hạch toán với bảo quản tài sản hoặc chức năng thựchiện với chức năng kiểm soát,… Phải uỷ quyền cho người có thẩm quyền phê chuẩn các nghiệp vụ mộtcách thích hợp: Sự phân quyền cho các cấp và xác định rõ thẩm quyền phê chuẩn củatừng người sẽ giúp cho các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh tiến triển tốt 15đẹp, đồng thời giúp nhà quản lý kiểm soát, hạn chế được sự tuỳ tiện khi giảiquyết công việc. Các nghiệp vụ hoặc các hoạt động phải được phê chuẩn bởi một nhânviên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép. Nếu bất kỳ ai trong đơn vịcũng đều có quyền mua sắm hoặc sử dụng tài sản thì sự hỗn loạn tất yếu sẽxẩy ra. Sự phê chuẩn có thể chia làm hai loại là phê chuẩn chung và phêchuẩn cụ thể. Phê chuẩn chung là trường hợp người quản lý ban hành cácchính sách để áp dụng cho toàn đơn vị. Thí dụ ban hành Bảng giá sản phẩm,hàng hoá, dịch vụ hoặc hạn mức bán chịu cho khách hàng, mức khuyến mạicho khách hàng… Các nhân viên căn cứ vào bảng giá, chính sách mà công tyđưa ra để xét duyệt các nghiệp vụ. Phê chuẩn cụ thể là trường hợp người quảnlý xét duyệt từng nghiệp vụ riêng biệt chứ không đưa ra chính sách chungnào. Việc phê chuẩn này thường áp dụng cho những nghiệp vụ thường xuyênnhưng số tiền vượt khỏi giới hạn cho phép của chính sách chung ví dụ bánhàng với số lượng lớn, số tiền phát sinh lớn…Các cá nhân hoặc bộ phận đượcuỷ quyền để thực hiện sự phê chuẩn phải có chức vụ tương xứng với tính chấtvà tầm quan trọng của nghiệp vụ Trên cơ sở các nguyên tắc cơ bản trên các thủ tục kiểm soát cơ bảnđược thiết kế. Một số thủ tục kiểm soát cơ bản trong doanh nghiệp gồm: Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách: Biện pháp quan trọng đểbảo vệ tài sản, tài liệu kế toán và các thông tin khác là áp dụng những thể thứckiểm soát vật chất chẳng hạn như xây dựng nhà kho, trang bị hệ thống báocháy, sử dụng tủ sắt, khoá, tường rào, lực lượng bảo vệ, hệ thống báo động,phát hiện trộm cắp… Ngoài ra, cần phải hạn chế sự tiếp cận trực tiếp với tàisản, sổ sách của doanh nghiệp khi chưa được phép của người quản lý nhưkiểm soát việc tham khảo các tài liệu kế toán, quy chế bảo trì sữa chữa tàisản… Kiểm soát độc lập việc thực hiện: Là việc kiểm tra thường xuyên vàliên tục của những kiểm soát viên độc lập với đối tượng bị kiểm tra, nhằmxem xét bốn loại thủ tục kiểm soát nêu trên. Chẳng hạn như đơn vị đã ápdụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nhưng không thể loại trừ tuyệt đối khả năng 16có thể xảy ra thông đồng giữa những nhân viên đảm nhận các phần hành khácnhau để tham ô tài sản. Định dạng trước: Đây là thủ tục kiểm soát hữu hiệu khi doanh nghiệpáp dụng rộng rãi chương trình máy tính vào công tác quản lý. Sử dụng chỉ tiêu: là việc lượng hoá tất cả những mục tiêu mà công tyđặt ra cho các cá nhân và bộ phận thành các chỉ tiêu và sau đó sẽ kiểm soáttheo các chỉ tiêu này. Để thực hiện thành công các biện pháp KSNB đòi hỏi phải có nguyêntắc chung sau: Một môi trường văn hoá nhấn mạnh đến sự chính trực, giá trị đạo đức và phân công trách nhiệm rõ ràng. Quy trình hoạt động và quy trình KSNB được xác định rõ ràng bằng văn bản và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ đơn vị. Các hoạt động rủi ro được phân tách rõ ràng giữa những nhân viên khác nhau. Tất cả các giao dịch phải được thực hiện với sự uỷ quyền thích hợp. Mọi nhân viên đều phải tuân thủ HTKSNB. Trách nhiệm kiểm tra và giám sát được phân tách rõ ràng. Định kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra. Mọi giao dịch quan trọng phải được ghi lại dưới dạng văn bản. Định kỳ phải kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp KSNB.1.3.4 Kiểm toán nội bộ Theo Viện kiểm toán nội bộ Hoa kỳ (IIA) “Kiểm toán nội bộ là hoạtđộng đánh giá và tư vấn độc lập trong nội bộ tổ chức, được thiết kế nhằm cảitiến và làm tăng giá trị cho các hoạt động của tổ chức đó. Giúp tổ chức đạtđược các mục tiêu bằng việc đánh giá và cải tiến một cách có hệ thống vàchuẩn tắc có hiệu lực của quy trình quản trị, kiểm soát và quản lý rủi ro”. 17 Tóm lại, kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết kế trongđơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêucầu quản trị nội bộ đơn vị. Là một trong những nhân tố cơ bản trong HTKSNB của doanh nghiệp,bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyênvề toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việcthiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ. Bộ phậnkiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những thông tinkịp thời và xác thực về hoạt động trong doanh nghiệp, chất lượng của hoạtđộng kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soátnhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệuquả. Tuy nhiên, bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ phát huy tác dụng nếu có địa vịpháp lý và đội ngũ cán bộ tương xứng, cụ thể: Về tổ chức: Bộ phận kiểm toán nội bộ phải phụ thuộc một cấp cao đủđể không giới hạn phạm vi hoạt động, đồng thời phải được một quyền hạntương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và cácbộ phận hoạt động được kiểm tra. Về nhân sự: Bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhânviên có năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các quyđịnh hiện hành. Về hoạt động: Các hoạt động của bộ phận kiểm toán nội bộ cần có kếhoạch cẩn thận. Cần xác định một loạt các mục tiêu chi tiết trong khuôn khổnhững trách nhiệm của kế toán nội bộ đã được quy định. Những mục tiêu nàycần được chuyển thành kế hoạch kiểm toán với sự ưu tiên cao nhất cho nhữnglĩnh vực có rủi ro lớn hơn hoặc các lĩnh vực có khả năng tiết kiệm lớn nhất.Kế hoạch kiểm toán được sử dụng để dự toán các chi phí. Ngoài ra cần cómột chương trình chính thức về các thủ tục kiểm tra chất lượng để đảm bảochắc chắn rằng công việc của bộ phận kiểm toán nội bộ đúng với tiêu chuẩn.Chương trình bao gồm cả việc giám sát các nhân viên và việc rà soát lại cácgiấy tờ công tác do những cán bộ cấp cao hơn ở trong bộ phận đó thực hiện. 18 HƯỚNG DẪN HỌC TẬPCÂU HỎI VÀ BÀI TẬP VẬN DỤNGI. Câu hỏi ôn tập 1. Hãy nêu những lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ? 2. Hãy phân biệt hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ? 3. Trình bày các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ? 4. Hãy phân tích vai trò kiểm soát nội bộ của hệ thống kế toán? Câu hỏi trắc nghiệmA. Hãy nhận định Đúng hoặc Sai cho các câu dưới đây và giải thích:1. Kiểm toán nội bộ và kiểm soát nội bộ là như nhau2. Bất cứ doanh nghiệp nào cũng có bộ phận kiểm toán nội bộ3. Bất cứ doanh nghiệp nào cũng có hệ thống kiểm soát nội bộ4. Kiểm toán nội bộ bao gồm cả kiểm soát nội bộ5. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm cả kiểm toán nội bộ6. Trưởng phòng hành chính của một doanh nghiệp chịu trách nhiệm thiết lậphệ thống kiểm soát nội bộ7. Chủ tịch hội đồng quản trị có thể vô hiệu hoá hệ thống kiểm soát nội bộ8. Khi thiết lập thủ tục kiểm soát của HTKSNB cần tuân thủ nguyên tắc làkhông nên để một cá nhân thực hiện từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng củamột nghiệp vụ kinh tế9. Để HTKSNB hoạt động có hiệu quả cần tuân thủ nguyên tắc phân công,phân nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn, nguyên tắc bất kiêm nhiệm10. Kiểm soát nội bộ đảm bảo tài sản của doanh nghiệp không bao giờ bị mấttrộm, biển thủ11. Hệ thống kiểm soát nội bộ đảm bảo doanh nghiệp làm ăn luôn có lãi12. Các doanh nghiệp ở Việt nam rất chú trọng đến xây dựng hệ thống kiểmsoát nội bộ13. Ban quản lý chịu trách nhiệm xây dựng HTKSNB hiệu quả14. Hệ thống kế toán không có tác dụng gì trong kiểm soát nội bộ15. Để hoạt động có hiệu quả thì bộ phận kiểm toán nội bộ nên trực thuộcphòng kế toán16. Những người làm việc ở phòng kiểm toán nội bộ không cần thiết phải cóchứng chỉ kiểm viên hành nghề 1917. Đưa ra Bảng giá phòng nghỉ khách sạn là một loại của phê chuẩn cụ thể18. Hệ thống kiểm soát nội bộ ngân hàng luôn luôn hiệu quả19. Hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp nhà nước luôn lớn và mạnh hơnhệ thống kiểm soát nội bộ công ty cổ phầnB. Hãy chọn câu đúng nhất cho các câu dưới đây:1.1 Yếu tố nào dưới đây không phải là một trong những yếu tố cơ bản củamôi trường kiểm soáta. Môi trường kiểm soátb. Hệ thống kế toánc. Kiểm toán nội bộd. Rủi ro kiểm soát1.2 Sự phê chuẩn nào dưới đây là sự phê chuẩn chung:a. Bảng giá phòng nghỉ khách sạnb. Hạn mức bán chịuc. Bảng giá bán hàng hoád. Tất cả các câu đều đúng1.3 Kiểm toán nội bộ là một bộ phận:a. Độc lập với hệ thống kiểm soát nội bộb. Nên trực thuộc phòng tổ chức của đơn vịc. Có tư cách pháp nhând. Là một yếu tố của HTKSNB1.4 Câu nào dưới đây của HTKSNB là hợp lý:a. Các nghiệp vụ kinh tế phải có sự phê chuẩn của những người quản lý trongphạm vi quyền hạn cho phépb. Khi xây dựng các hoạt động kiểm soát phải tuân thủ nguyên tắc bất kiêmnhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn, nguyên tắc phân công phân nhiệmc. Không nên để một người vừa giữ tài sản lại vừa giữ sổ của tài sản đód. Tất cả các câu trên đều đúng1.5 HTKSNB sẽ hoạt động có hiệu quả nếu:a. Ban Giám đốc có tính liêm khiết, trung thựcb. Ban giám đốc có năng lựcc. Thiết kế, xây dựng được các hoạt động kiểm soát quan trọngd. Tất cả các câu trên 20
Sơ đồ thông tin tài khoản phân loạicác nhiệm vụ kinh tế tài chính vào những thông tin tài khoản riêng không liên quan gì đến nhau trên những báo cáo giải trình kết quảhoạt động sản xuất kinh doanh thương mại và bảng cân đối kế toán. Sơ đồ thông tin tài khoản làmột công cụ kiểm soát quan trọng vì nó phân phối bố cục tổng quan để xác lập thông tintrình bày cho ban quản trị và cho những nguời khác sử dụng báo cáo giải trình tàichính. Sơ đồ thông tin tài khoản có ích cho việc ngăn ngừa sai sót do phân loại sai vì nómô tả chuẩn xác những loại nhiệm vụ kinh tế tài chính trong hoạt động giải trí của đơn vị chức năng. Hệ thống bảng tổng hợp và cân đối kế toán : mạng lưới hệ thống Báo cáo kế toángồm 2 phân hệ : mạng lưới hệ thống báo cáo giải trình kinh tế tài chính và mạng lưới hệ thống báo cáo giải trình kế toán quảntrị. Các thông tin được bộc lộ trên báo cáo giải trình kinh tế tài chính không đơn thuần chỉ là 14 sự mang sang từ sổ sách kế toán mà còn phản ánh trung thực tình hình tàichính và tác dụng hoạt động giải trí sản xuất kinh doanh thương mại của đơn vị chức năng và phải được trìnhbày đúng theo chuẩn mực kế toán hiện hành. Báo cáo kế toán quản trị baogồm những báo cáo giải trình được lập ra để ship hàng cho nhu yếu quản trị của doanhnghiệp ở những Lever khác nhau. 1.3.3 Thủ tục kiểm soát Mỗi một đơn vị chức năng, tổ chức triển khai có những đặc trưng riêng, từ cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai đếnđặc điểm hoạt động giải trí kinh doanh thương mại. Vì vậy để đạt được tiềm năng kiểm soát, cácnhà quản trị phải kiến thiết xây dựng, phong cách thiết kế và duy trì những thủ tục kiểm soát sao chophù hợp với đặc thù của đơn vị chức năng mình. Do đó, những bước kiểm soát và cáchthức kiểm soát hoàn toàn có thể không giống nhau, thậm chí còn rất khác nhau giữa những đơnvị và những loại nhiệm vụ. Tuy nhiên, thủ tục kiểm soát được kiến thiết xây dựng theo cácnguyên tắc sau : Nguyên tắc phân công, phân nhiệm : Theo nguyên tắc này quyền hạnvà nghĩa vụ và trách nhiệm cần được phân loại cho nhiều người trong một bộ phận hoặcnhiều bộ phận khác nhau trong một tổ chức triển khai. Đảm bảo được nguyên tắc này doanh nghiệp sẽ tránh được việc một cánhân, bộ phận toàn quyền thực thi một việc làm, nhiệm vụ kinh tế tài chính từ đầuđến cuối do vậy sẽ có sự giám sát lẫn nhau giữa những bộ phận và cá thể quađó thôi thúc hiệu suất thao tác cao hơn. Phân chia nghĩa vụ và trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nghiệm : Nguyên tắcnày yên cầu sự tách biệt về nghĩa vụ và trách nhiệm so với một số ít việc làm nhằm mục đích ngănngừa những hành vi lạm dụng quyền hạn để tham ô gia tài của doanh nghiệp vàdễ nhận ra sự sai sót và gian lận. Không được sắp xếp khiêm nhiệm giữa cáccông việc có tương quan với nhau cho cùng một cá thể thực thi như tách biệtchức năng phê chuẩn, hạch toán với dữ gìn và bảo vệ gia tài hoặc tính năng thựchiện với tính năng kiểm soát, … Phải uỷ quyền cho người có thẩm quyền phê chuẩn những nhiệm vụ mộtcách thích hợp : Sự phân quyền cho những cấp và xác lập rõ thẩm quyền phê chuẩn củatừng người sẽ giúp cho những mặt hoạt động giải trí sản xuất kinh doanh thương mại tiến triển tốt 15 đẹp, đồng thời giúp nhà quản trị kiểm soát, hạn chế được sự tuỳ tiện khi giảiquyết việc làm. Các nhiệm vụ hoặc những hoạt động giải trí phải được phê chuẩn bởi một nhânviên quản trị trong khoanh vùng phạm vi quyền hạn được cho phép. Nếu bất kể ai trong đơn vịcũng đều có quyền shopping hoặc sử dụng gia tài thì sự hỗn loạn tất yếu sẽxẩy ra. Sự phê chuẩn hoàn toàn có thể chia làm hai loại là phê chuẩn chung và phêchuẩn đơn cử. Phê chuẩn chung là trường hợp người quản trị phát hành cácchính sách để vận dụng cho toàn đơn vị chức năng. Thí dụ phát hành Bảng giá loại sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ hoặc hạn mức bán chịu cho người mua, mức khuyến mạicho người mua … Các nhân viên cấp dưới địa thế căn cứ vào bảng giá, chủ trương mà công tyđưa ra để xét duyệt những nhiệm vụ. Phê chuẩn đơn cử là trường hợp người quảnlý xét duyệt từng nhiệm vụ riêng không liên quan gì đến nhau chứ không đưa ra chủ trương chungnào. Việc phê chuẩn này thường vận dụng cho những nhiệm vụ thường xuyênnhưng số tiền vượt khỏi số lượng giới hạn được cho phép của chủ trương chung ví dụ bánhàng với số lượng lớn, số tiền phát sinh lớn … Các cá thể hoặc bộ phận đượcuỷ quyền để triển khai sự phê chuẩn phải có chức vụ tương ứng với tính chấtvà tầm quan trọng của nhiệm vụ Trên cơ sở những nguyên tắc cơ bản trên những thủ tục kiểm soát cơ bảnđược phong cách thiết kế. Một số thủ tục kiểm soát cơ bản trong doanh nghiệp gồm : Kiểm soát vật chất so với gia tài và sổ sách : Biện pháp quan trọng đểbảo vệ gia tài, tài liệu kế toán và những thông tin khác là vận dụng những thể thứckiểm soát vật chất ví dụ điển hình như thiết kế xây dựng nhà kho, trang bị mạng lưới hệ thống báocháy, sử dụng tủ sắt, khoá, tường rào, lực lượng bảo vệ, mạng lưới hệ thống báo động, phát hiện trộm cắp … Ngoài ra, cần phải hạn chế sự tiếp cận trực tiếp với tàisản, sổ sách của doanh nghiệp khi chưa được phép của người quản trị nhưkiểm soát việc tìm hiểu thêm những tài liệu kế toán, quy định bảo dưỡng sữa chữa tàisản … Kiểm soát độc lập việc triển khai : Là việc kiểm tra liên tục vàliên tục của những kiểm soát viên độc lập với đối tượng người dùng bị kiểm tra, nhằmxem xét bốn loại thủ tục kiểm soát nêu trên. Chẳng hạn như đơn vị chức năng đã ápdụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nhưng không hề loại trừ tuyệt đối năng lực 16 hoàn toàn có thể xảy ra thông đồng giữa những nhân viên cấp dưới đảm nhiệm những phần hành khácnhau để tham ô gia tài. Định dạng trước : Đây là thủ tục kiểm soát hữu hiệu khi doanh nghiệpáp dụng thoáng đãng chương trình máy tính vào công tác làm việc quản trị. Sử dụng chỉ tiêu : là việc lượng hoá tổng thể những tiềm năng mà công tyđặt ra cho những cá thể và bộ phận thành những chỉ tiêu và sau đó sẽ kiểm soáttheo những chỉ tiêu này. Để thực thi thành công xuất sắc những giải pháp KSNB yên cầu phải có nguyêntắc chung sau : Một thiên nhiên và môi trường văn hoá nhấn mạnh vấn đề đến sự chính trực, giá trị đạo đức và phân công nghĩa vụ và trách nhiệm rõ ràng. Quy trình hoạt động giải trí và quy trình tiến độ KSNB được xác lập rõ ràng bằng văn bản và được truyền đạt thoáng đãng trong nội bộ đơn vị chức năng. Các hoạt động giải trí rủi ro đáng tiếc được phân tách rõ ràng giữa những nhân viên cấp dưới khác nhau. Tất cả những thanh toán giao dịch phải được triển khai với sự uỷ quyền thích hợp. Mọi nhân viên cấp dưới đều phải tuân thủ HTKSNB. Trách nhiệm kiểm tra và giám sát được phân tách rõ ràng. Định kỳ triển khai những giải pháp kiểm tra. Mọi thanh toán giao dịch quan trọng phải được ghi lại dưới dạng văn bản. Định kỳ phải kiểm tra và nâng cao hiệu suất cao của những giải pháp KSNB. 1.3.4 Kiểm toán nội bộ Theo Viện truy thuế kiểm toán nội bộ Hoa kỳ ( IIA ) “ Kiểm toán nội bộ là hoạtđộng nhìn nhận và tư vấn độc lập trong nội bộ tổ chức triển khai, được phong cách thiết kế nhằm mục đích cảitiến và làm tăng giá trị cho những hoạt động giải trí của tổ chức triển khai đó. Giúp tổ chức triển khai đạtđược những tiềm năng bằng việc nhìn nhận và nâng cấp cải tiến một cách có mạng lưới hệ thống vàchuẩn tắc có hiệu lực thực thi hiện hành của quy trình tiến độ quản trị, kiểm soát và quản trị rủi ro đáng tiếc ”. 17 Tóm lại, truy thuế kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được phong cách thiết kế trongđơn vị triển khai việc làm kiểm tra và nhìn nhận những hoạt động giải trí Giao hàng yêucầu quản trị nội bộ đơn vị chức năng. Là một trong những tác nhân cơ bản trong HTKSNB của doanh nghiệp, bộ phận truy thuế kiểm toán nội bộ phân phối một sự quan sát, nhìn nhận thường xuyênvề hàng loạt hoạt động giải trí của doanh nghiệp, gồm có cả tính hiệu suất cao của việcthiết kế và quản lý và vận hành những chủ trương và thủ tục về kiểm soát nội bộ. Bộ phậnkiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những thông tinkịp thời và xác nhận về hoạt động giải trí trong doanh nghiệp, chất lượng của hoạtđộng kiểm soát nhằm mục đích kịp thời kiểm soát và điều chỉnh và bổ trợ những quy định kiểm soátnhằm kịp thời kiểm soát và điều chỉnh và bổ trợ những quy định kiểm soát thích hợp và hiệuquả. Tuy nhiên, bộ phận truy thuế kiểm toán nội bộ chỉ phát huy tính năng nếu có địa vịpháp lý và đội ngũ cán bộ tương ứng, đơn cử : Về tổ chức triển khai : Bộ phận truy thuế kiểm toán nội bộ phải nhờ vào một cấp cao đủđể không số lượng giới hạn khoanh vùng phạm vi hoạt động giải trí, đồng thời phải được một quyền hạntương đối thoáng rộng và hoạt động giải trí tương đối độc lập với phòng kế toán và cácbộ phận hoạt động giải trí được kiểm tra. Về nhân sự : Bộ phận truy thuế kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhânviên có năng lượng trình độ và đạo đức nghề nghiệp tương thích với những quyđịnh hiện hành. Về hoạt động giải trí : Các hoạt động giải trí của bộ phận truy thuế kiểm toán nội bộ cần có kếhoạch cẩn trọng. Cần xác lập một loạt những tiềm năng chi tiết cụ thể trong khuôn khổnhững nghĩa vụ và trách nhiệm của kế toán nội bộ đã được pháp luật. Những tiềm năng nàycần được chuyển thành kế hoạch truy thuế kiểm toán với sự ưu tiên cao nhất cho nhữnglĩnh vực có rủi ro đáng tiếc lớn hơn hoặc những nghành nghề dịch vụ có năng lực tiết kiệm chi phí lớn nhất. Kế hoạch truy thuế kiểm toán được sử dụng để dự trù những ngân sách. Ngoài ra cần cómột chương trình chính thức về những thủ tục kiểm tra chất lượng để đảm bảochắc chắn rằng việc làm của bộ phận truy thuế kiểm toán nội bộ đúng với tiêu chuẩn. Chương trình gồm có cả việc giám sát những nhân viên cấp dưới và việc thanh tra rà soát lại cácgiấy tờ công tác làm việc do những cán bộ cấp cao hơn ở trong bộ phận đó triển khai. 18 HƯỚNG DẪN HỌC TẬPCÂU HỎI VÀ BÀI TẬP VẬN DỤNGI. Câu hỏi ôn tập 1. Hãy nêu những quyền lợi của mạng lưới hệ thống kiểm soát nội bộ ? 2. Hãy phân biệt mạng lưới hệ thống kiểm soát nội bộ và truy thuế kiểm toán nội bộ ? 3. Trình bày những yếu tố cơ bản của mạng lưới hệ thống kiểm soát nội bộ ? 4. Hãy nghiên cứu và phân tích vai trò kiểm soát nội bộ của mạng lưới hệ thống kế toán ? Câu hỏi trắc nghiệmA. Hãy đánh giá và nhận định Đúng hoặc Sai cho những câu dưới đây và lý giải : 1. Kiểm toán nội bộ và kiểm soát nội bộ là như nhau2. Bất cứ doanh nghiệp nào cũng có bộ phận truy thuế kiểm toán nội bộ3. Bất cứ doanh nghiệp nào cũng có mạng lưới hệ thống kiểm soát nội bộ4. Kiểm toán nội bộ gồm có cả kiểm soát nội bộ5. Hệ thống kiểm soát nội bộ gồm có cả truy thuế kiểm toán nội bộ6. Trưởng phòng hành chính của một doanh nghiệp chịu nghĩa vụ và trách nhiệm thiết lậphệ thống kiểm soát nội bộ7. quản trị hội đồng quản trị hoàn toàn có thể vô hiệu hoá mạng lưới hệ thống kiểm soát nội bộ8. Khi thiết lập thủ tục kiểm soát của HTKSNB cần tuân thủ nguyên tắc làkhông nên để một cá thể triển khai từ khâu tiên phong đến khâu ở đầu cuối củamột nhiệm vụ kinh tế9. Để HTKSNB hoạt động giải trí có hiệu suất cao cần tuân thủ nguyên tắc phân công, phân nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn, nguyên tắc bất kiêm nhiệm10. Kiểm soát nội bộ bảo vệ gia tài của doanh nghiệp không khi nào bị mấttrộm, biển thủ11. Hệ thống kiểm soát nội bộ bảo vệ doanh nghiệp làm ăn luôn có lãi12. Các doanh nghiệp ở Việt nam rất chú trọng đến thiết kế xây dựng mạng lưới hệ thống kiểmsoát nội bộ13. Ban quản trị chịu nghĩa vụ và trách nhiệm kiến thiết xây dựng HTKSNB hiệu quả14. Hệ thống kế toán không có công dụng gì trong kiểm soát nội bộ15. Để hoạt động giải trí có hiệu suất cao thì bộ phận truy thuế kiểm toán nội bộ nên trực thuộcphòng kế toán16. Những người thao tác ở phòng truy thuế kiểm toán nội bộ không thiết yếu phải cóchứng chỉ kiểm viên hành nghề 1917. Đưa ra Bảng giá phòng nghỉ khách sạn là một loại của phê chuẩn cụ thể18. Hệ thống kiểm soát nội bộ ngân hàng nhà nước luôn luôn hiệu quả19. Hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp nhà nước luôn lớn và mạnh hơnhệ thống kiểm soát nội bộ công ty cổ phầnB. Hãy chọn câu đúng nhất cho những câu dưới đây : 1.1 Yếu tố nào dưới đây không phải là một trong những yếu tố cơ bản củamôi trường kiểm soáta. Môi trường kiểm soátb. Hệ thống kế toánc. Kiểm toán nội bộd. Rủi ro kiểm soát1. 2 Sự phê chuẩn nào dưới đây là sự phê chuẩn chung : a. Bảng giá phòng nghỉ khách sạnb. Hạn mức bán chịuc. Bảng giá bán hàng hoád. Tất cả những câu đều đúng1. 3 Kiểm toán nội bộ là một bộ phận : a. Độc lập với mạng lưới hệ thống kiểm soát nội bộb. Nên thường trực phòng tổ chức triển khai của đơn vịc. Có tư cách pháp nhând. Là một yếu tố của HTKSNB1. 4 Câu nào dưới đây của HTKSNB là hài hòa và hợp lý : a. Các nhiệm vụ kinh tế tài chính phải có sự phê chuẩn của những người quản trị trongphạm vi quyền hạn cho phépb. Khi thiết kế xây dựng những hoạt động giải trí kiểm soát phải tuân thủ nguyên tắc bất kiêmnhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn, nguyên tắc phân công phân nhiệmc. Không nên để một người vừa giữ gia tài lại vừa giữ sổ của gia tài đód. Tất cả những câu trên đều đúng1. 5 HTKSNB sẽ hoạt động giải trí có hiệu suất cao nếu : a. Ban Giám đốc có tính liêm khiết, trung thựcb. Ban giám đốc có năng lựcc. Thiết kế, kiến thiết xây dựng được những hoạt động giải trí kiểm soát quan trọngd. Tất cả những câu trên 20
Source: https://sangtaotrongtamtay.vn
Category: Giáo dục