Giáo trình Hệ thống kiểm soát nội bộ: Phần 1

pdf

48

396 KB

0

28

4 (
3 lượt)

48396 KB

Nhấn vào bên dưới để tải tài liệu

Đang xem trước 10 trên tổng 48 trang, để tải xuống xem khá đầy đủ hãy nhấn vào bên trên

Chủ đề tương quan

Tài liệu tương tự

Nội dung

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TỪ XA – QUAN HỆ DOANH NGHIỆP
THS. ĐẶNG THÚY ANH

===  ===

GIÁO TRÌNH

HỆ THỐNG KIỂM
SOÁT NỘI BỘ

VINH, NĂM 2011

=  =
1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TỪ XA – QUAN HỆ DOANH NGHIỆP
THS. ĐẶNG THÚY ANH

===  ===

GIÁO TRÌNH

HỆ THỐNG KIỂM
SOÁT NỘI BỘ

VINH, NĂM 2011

=  =

2

LỜI MỞ ĐẦU
Việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các
doanh nghiệp ở Việt nam hiện nay chưa thực sự được chú ý. Một trong những
nguyên nhân dẫn đến điều này là chưa hiểu rõ bản chất, vai trò, mục tiêu của
hệ thống kiểm soát nội bộ. Đối với các nhà quản lý doanh nghiệp, hoàn thiện
hệ thống kiểm soát nội bộ cũng là giải pháp để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Với mong muốn giúp cho các bạn đọc hiểu rõ về hệ thống kiểm soát nội bộ
trong doanh nghiệp, giảm bớt sự nhầm lẫn giữa kiểm soát nội bộ với kiểm
toán nội bộ, cuốn giáo trình Hệ thống kiểm soát nội bộ đã được biên soạn.
Với kết cấu gồm 4 chương, chúng tôi hy vọng cuốn giáo trình sẽ cung cấp
nhiều kiến thức bổ ích cho sinh viên không chỉ ngành kế toán mà còn cả các
sinh viên ngành quản trị kinh doanh cũng như với các bạn đọc khác.
Chương I: Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ
Chương II: Kiểm soát nội bộ đối với các nghiệp vụ chủ yếu của doanh nghiệp
Chương III: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
Chương IV: Trình tự nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của kiểm toán
viên
Cùng với phần lý luận ở mỗi chương đều có phần bài tập và câu hỏi do
chính tác giả của chương biên soạn. Tham gia biên soạn gồm:
1. Th.S Đặng Thuý Anh – Chủ biên- biên soạn Chương thứ nhất, Chương
thứ hai
2. GV. Nguyễn Thị Diệu Thuý biên soạn Chương thứ ba, Chương thứ tư
Đây là cuốn giáo trình được biên soạn lần đầu, tập thể tác giả đã nỗ lực
rất nhiều trong quá trình biên soạn và biên tập nhưng cuốn giáo trình không
thể tránh khỏi thiếu sót cả về nội dung và hình thức. Chúng tôi hy vọng sẽ
nhận được nhiều ý kiến đóng góp của bạn đọc để cuốn giáo trình được hoàn
thiện hơn ở lần tái bản sau
Tập thể tác giả

3

HTKSNB
KSNB
SXKD

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Hệ thống kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ
Sản xuất kinh doanh

4

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Mục tiêu chương: Sau khi nghiên cứu chương, người đọc có thể hiểu
được khái niệm, bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ, mục tiêu, sự cần
thiết, lợi ích của hệ thống này cũng như những yếu tố cấu thành hệ thống
kiểm soát nội bộ
Nội dung của chương tập trung làm rõ những vấn đề sau:
– Khái niệm và các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
– Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1 Khái niệm
Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra, kiểm soát
luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu
qua hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) trong doanh nghiệp. Có rất nhiều
định nghĩa về HTKSNB, cụ thể:
Theo Spencer Picket, tác giả của cuốn “Internal Control: A Manager’s
Journey”, “Hệ thống kiểm soát nội bộ là những cơ chế để đảm bảo đạt được
các mục tiêu. Hệ thống kiểm soát tốt sẽ tăng cường hiệu quả, đảm bảo sự tuân
thủ pháp luật và các quy tắc, có thông tin tốt, loại trừ được lỗi và sự lạm
dụng”
Theo chuẩn mực về kiểm soát của Hiệp hội kế toán Canada (CICA),
“Kiểm soát nội bộ bao gồm tất cả các thành phần của tổ chức hỗ trợ để đạt
được mục tiêu của tổ chức. Các thành phần này bao gồm nguồn lực, hệ thống,
tiến trình, văn hoá, cơ cấu và nhiệm vụ”.
Theo hội kế toán Anh quốc (England Association of Accountants –
EAA) định nghĩa về HTKSNB được đưa ra như sau: “ Một hệ thống kiểm
soát toàn diện có kinh nghiệm tài chính và các lĩnh vực khác nhau được thành
lập bởi Ban quản lý nhằm:
–

Tiến hành hoạt động kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có
hiệu quả

–

Đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của Ban
quản trị
5

–

Giữ an toàn tài sản

–

Đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán,
những thành phần riêng lẻ của HTKSNB được coi là hoạt động
kiểm tra hoặc hoạt động kiểm tra nội bộ

Theo Uỷ ban Hỗ trợ tổ chức của Mỹ (COSO), “Kiểm soát nội bộ là
một tiến trình được thiết kế bởi các nhà quản lý để cung cấp sự đảm bảo hợp
lý nhằm đạt được các mục tiêu: Hiệu lực và hiệu quả của hoạt động; Sự tin
cậy của các báo cáo tài chính và sự tuân thủ luật pháp và các quy tắc của tổ
chức”.
Theo mục 10, Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 – Đánh giá rủi ro
và kiểm soát nội bộ thì “Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và thủ tục
kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho
đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa
và phát hiện gian lận, sai sót. Để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý.
Nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. HTKSNB
bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát”.
Tuy có nhiều cách định nghĩa khác nhau về KSNB, song chúng đều có
những điểm chung là giảm bớt nguy cơ tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh;
đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính; đảm bảo
thực hiện các chế độ pháp lý. Cụ thể, HTKSNB là một hệ thống chính sách và
thủ tục nhằm bốn mục tiêu:
Thứ nhất là bảo vệ tài sản của doanh nghiệp: Tài sản của doanh
nghiệp rất nhạy cảm với vấn đề gian lận, biển thủ, mất cắp, hư hỏng, sử dụng
không đúng mục đích nên chúng cần được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát
thích hợp. Điều này cũng tương tự như một số tài sản phi vật chất như các tài
liệu quan trọng (các hợp đồng bảo mật của nhà nước) và sổ sách. Sự bảo vệ
một số tài sản và sổ sách nhất định đã trở nên ngày càng quan trọng hơn kể từ
khi có hệ thống máy tính. Số lượng lớn thông tin được tồn trữ trong các
phương tiện bằng máy tính như đĩa từ có thể bị phá hoại nếu không cẩn trọng
bảo vệ chúng.

6

Thứ hai là đảm bảo độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế, tài
chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình
thành các quyết định của nhà quản lý. Như vậy các thông tin cung cấp phải
đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng
hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của mọi
hoạt động kinh tế tài chính. Các nhà quản lý chịu trách nhiệm lập báo cáo tài
chính trung thực, hợp lý, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành
hoặc được chấp nhận
Thứ ba là đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý: HTKSNB được
thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý
liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải tuân thủ
đúng mức. Cụ thể HTKSNB cần duy trì kiểm tra việc tuân thủ các chính sách
có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp, ngăn chặn và phát hiện kịp
thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh
nghiệp và đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập
báo cáo tài chính trung thực và khách quan. Điều này xuất phát từ trách
nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị.
Theo thông lệ chung, người chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung
thực của báo cáo tài chính cũng như việc tuân thủ luật pháp trong một đơn vị
chính là những người quản lý của đơn vị. Nói cách khác, việc ngăn ngừa và
phát hiện những sai phạm như gian lận hay sai sót là trách nhiệm của những
người quản lý. Bởi vì nếu không thực hiện được điều này, chắc chắn hoạt
động của đơn vị sẽ không có hiệu quả, các thông tin không trung thực, thậm
chí đơn vị có thể bị giải thể vì những hành vi không tuân thủ pháp luật. Đối
với hành vi không tuân thủ, đoạn 08 chuẩn mực kiểm toán Việt nam số 250 –
Xem xét tính tuân thủ pháp luật và các quy định trong kiểm toán báo cáo tài
chính – xác định: “ Giám đốc (hoặc người đứng đầu) đơn vị được kiểm toán
có trách nhiệm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ đúng pháp luật và các quy định
hiện hành, ngăn ngừa, phát hiện và xử lý những hành vi không tuân thủ pháp
luật và các quy định trong đơn vị”
Thứ tư là đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý: Các quá
trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại

7

không cần thiết các tác nghiệp, gây sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng
kém hiệu quả các nguồn lực trong doang nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ
giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin,
nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của
đơn vị. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt
động của doanh nghiệp được thực hiện cơ chế giám sát của HTKSNB doanh
nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh
nghiệp.
Như vậy, tuy nằm trong một thể thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi
khi cũng có mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động với
mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy.
Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ một
cách hữu hiệu và kết hợp hài hoà các lợi ích trên.
1.2. Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ
HTKSNB thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế
hoạch, quan điểm, nội quy, chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ
chức để bảo đảm tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một
cách hợp lý. Có thể hiểu đơn giản HTKSNB là hệ thống của tất cả những gì
mà một tổ chức cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều
muốn tránh. Cũng trên nguyên tắc này mà các hệ thống quản lý khác nhau có
chuẩn mực quốc tế như ISO đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của một tổ chức
Trong một tổ chức, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung – quyền
lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song
hành. Nếu không có HTKSNB, thì việc giải quyết mâu thuẫn giữa lợi ích
riêng của người lao động và lợi ích chung của toàn tổ chức, người sử dụng lao
động là rất khó, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của
mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của tổ chức, làm thế nào
quản lý được rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh, làm thế nào có thể
phân quyền uỷ nhiệm giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học
chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các
lợi ích:
8

– Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh chẳng hạn như
hàng hoá bị hỏng, bị mất do bão lụt, hoả hoạn, cháy nổ, các sai sót của người
lao động vô tình gây ra những thiệt hại trong sản xuất như tăng giá thành,
giảm chất lượng sản phẩm
– Giữ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp
– Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của
tổ chức cũng như các quy định của luật pháp
– Đảm bảo tổ chức hoạt động có hiệu quả sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt
được các mục tiêu đặt ra
– Bảo vệ quyền lợi của các nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với
họ
Ban giám đốc của doanh nghiệp có trách nhiệm thành lập, điều hành và
kiểm soát HTKSNB phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Để hệ thống này vận
hành tốt, cần tuân thủ một số nguyên tắc như: xây dựng một môi trường văn
hoá chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy
định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi. Các quy trình hoạt động
và kiểm soát nội bộ được văn bản hoá rõ ràng và được truyền đạt rộng rãi
trong nội bộ tổ chức. Xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn có quy cơ rủi ro cao.
Mọi hoạt động quan trọng phải được ghi lại bằng văn bản. Bất cứ thành viên
nào của tổ chức cũng phải tuân thủ HTKSNB, quy định rõ ràng trách nhiệm
kiểm tra và kiểm soát, kiểm tra định kỳ nâng cao hiệu quả của các biện pháp
kiểm soát nội bộ. Ở Việt nam, theo đánh giá của nhiều chuyên gia, phần lớn
các doanh nghiệp chưa hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xây dựng,
tổ chức và vận hành bài bản một HTKSNB. Công tác kiểm tra, kiểm soát
thường chồng chéo, phiến diện, tập trung vào cá chỉ số kinh tế, tài chính và
kết quả cuối cùng với thói quen tìm lỗi, đổ trách nhiệm chứ ít chú trọng kiểm
tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động của tổ chức, lấy ngăn chặn, phòng ngừa là
chính.
1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Có nhiều cách phân chia các thành phần cơ bản cấu thành HTKSNB.
Theo Chuẩn mực kiểm toán VN số 400 thì HTKSNB bao gồm 4 bộ phận cơ

9

bản cấu thành: Môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát
và kiểm toán nội bộ.
1.3.1 Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài
doanh nghiệp có tính chất môi trường tác động đến việc thiết kế các chính
sách, thủ tục kiểm soát, tác động đến sự hoạt động cũng như tính hữu hiệu
của các chính sách đó trong đơn vị.
Các nhân tố có tính chất môi trường bao gồm:
Thứ nhất: Đặc thù quản lý
Các đặc thù về quản lý thể hiện qua nhận thức, quan điểm, hành động
khác nhau của các nhà quản lý trong việc điều hành hoạt động doanh nghiệp.
Chính những nhà quản lý này đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê
chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát áp dụng tại doanh
nghiệp.
Cụ thể, một nhà quản lý coi trọng vấn đề mở rộng và chiếm lĩnh thị
trường họ sẽ thực hiện một loạt những hành động, những chính sách nhằm
mở rộng thị trường như là mở thêm các cửa hàng, tuyển thêm nhân viên tiếp
thị, tăng chi phí quảng cáo… Vậy quan điểm đó sẽ có phản ứng dây truyền đối
với việc xây dựng và củng cố HTKSNB của doanh nghiệp như phải thay đổi
định mức chi phí quảng cáo, chi phí cho nhân viên kinh doanh tiếp thị, chi phí
quản lý cửa hàng…
Các quan điểm đó sẽ có ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ,
các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp.
Đặc thù quản lý còn được thể hiện ở cơ cấu quyền lực hay phân bổ
quyền lực trong đơn vị. Một số đơn vị, việc quản lý được tập trung và chi
phối bởi một cá nhân. Trong trường hợp này phẩm chất và năng lực của
người nắm quyền tập trung có ảnh hưởng rất lớn đến các chính sách, thủ tục
kiểm soát. Ngược lại, ở một số đơn vị, quyền lực được phân tán cho nhiều
người trong bộ máy quản lý. Việc phân quyền này rất có ảnh hưởng đến tính
hữu hiệu của HTKSNB, cụ thể khi xây dựng các chính sách, quy định nào đó
của đơn vị thì sẽ có nhiều ý kiến đóng góp, nhận xét và được kiểm tra, đánh
10

Source: https://sangtaotrongtamtay.vn
Category: Giáo dục