Giáo trình Hành chính văn phòng

pdf

71

1,013 KB

2

51

4.8 (
10 lượt)

711,013 KB

Nhấn vào bên dưới để tải tài liệu

Đang xem trước 10 trên tổng 71 trang, để tải xuống xem không thiếu hãy nhấn vào bên trên

Chủ đề tương quan

Tài liệu tương tự

Nội dung

Chương 1

KHÁI NIỆM CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VÀ
QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
I. VĂN PHÒNG
1. Khái niệm:
Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng ,
phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có quy mô
lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính.
Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp
đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.
Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo, của những người có chức vụ
như Tổng giám đốc, nghị sĩ…
Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ quan, tổ chức, trong đó diễn ra việc thu
nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, những công việc liên quan đến công tác
văn thư.
Tóm lại, Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức
năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho
hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ thuật cho hoạt động
chung của toàn cơ quan, tổ chức đó.
2.Chức năng của Văn phòng :
a Chức năng giúp việc điều hành :
– Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc.
– Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch.
– Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan
b. Chức năng tham mưu tổng hợp:
Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan
và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý.
c. Chức năng hậu cần, qủan trị:
Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan
3. Nhiệm vụ của Văn phòng :
– Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình
đó; bố trí; sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng, năm của cơ quan;
– Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo
tình hình hoạt động trong đơn vị, đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện, phục vụ sự chỉ
đạo, điều hành của thủ trưởng
– Tư vấn văn bản cho thủ trưởng, chiụ trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn
bản của cơ quan ban hành
– Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ, giải quyết các văn thư tờ trình của các đơn
vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn thư, tờ
trình đó;
– Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan tổ chức trong công tác thư từ,
tiếp khách, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với cơ quan, tổ chức khác;
– Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, quý, dự kiến phân phối hạn
mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, năm; chi trả tiền lương, thưởng, nghiệp
vụ;

– Mua sắm trang thiết bị cơ quan, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất,
kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan, đảm bảo yêu cầu hậu cần cho họat động và
công tác của cơ quan;
– Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an toàn cơ
quan; tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghi, khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân, tiếp
khách một các khoa học và văn minh
– Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ Cán bộ nhân viên trong văn
phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính – văn phòng; chỉ dẫn và hướng dẫn
nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị chuyên môn khi cần thiết .
4. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng:
a. Lãnh đạo Văn phòng (Phòng HC) :
– Chánh văn phòng (Trưởng phòng hành chính): Chánh VP là người điều hành
chung, chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác VP, chỉ đạo một số công việc quan trọng như
xây dựng và theo dõi thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, hoàn chỉnh các dự thảo
VN quan trọng, công tác cơ yếu…
– Giúp việc có các Phó Chánh Văn phòng (hoặc Phó Trưởng phòng HC)
Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng. Chánh, Phó Chánh văn phòng phải đề
cao trách nhiệm quản lý trong VP và chịu trách nhiệm trước thủ trưởng.
b. Các bộ phận trực thuộc Văn phòng :
– Bộ phận hành chính,văn thư :
+ Quản lý, điều hành công tác tiếp nhận, xử lý, bảo quản, chuyển giao văn bản trong
và ngoài cơ quan, doanh nghiệp;
+ Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết
+ Quản lý, sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động
của văn thư
– Bộ phận tổng hợp: gồm một số chuyên viên, có nhiệm vụ nghiên cứu chủ trương,
đường lối, chính sách của cấp trên, các lĩnh vực chuyên môn có liên quan;
+ Tư vấn văn bản cho thủ trưởng trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động;
+ Theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan đơn vị để báo cáp kịp thời
cho thủ trưởng và đề xuất phương án giải quyết.
– Bộ phận lưu trữ :Thực hiện công tác lưu trữ
+ Phân loại, đánh giá, chỉnh lý, thống kê tài liệu lưu trữ;
+ Khai thác, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
– Bộ phận Quản trị :
+ Cung cấp đầy đủ kịp thời các phương tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động của
cơ quan, doanh nghiệp;
+ Sửa chữa, quản lý, sử dụng các phương tiện vật chất có hiệu quả.
– Bộ phận tài vụ ( tuỳ từng cơ quan )
– Bộ phận bảo vệ, lễ tân, tạp vụ …
5.Chế độ làm việc của văn phòng:
Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng lãnh đạo. Nguyên tắc của chế độ này là Chánh
Văn phòng là người đứng đầu của văn phòng, có thẩm quyền quyết định tất cả các vấn đề thuộc
phạm vi công tác của văn phòng, trên cơ sở tham mưu giúp việc của phó Văn phòng.
Tuy nhiên, trong quá trình điều hành thì Chánh văn phòng có sự tham khảo ý kiến của các
cấp phó và các bộ phận chức năng. Trong đó các chuyên viên thuộc khối nghiên cứu tổng hợp khi

2

cần thiết có thể làm việc trực tiếp với Chánh Văn phòng, báo cáo kết quả thường xuyên với Chánh
văn phòng. Các đơn vị khác hoạt động dưới sự phân cấp quản lý của Chánh văn phòng.
6. Mối quan hệ công tác:
Trong quá trình công tác thì văn phòng có mối quan hệ phối hợp công tác với các phòng
ban, đơn vị chức năng chuyên môn khác trong cơ quan, doanh nghiệp trong việc thực hiện các
nhiệm vụ chung cũng như trong các hoạt động khác. Cùng chịu sự chỉ đạo và điều hành chung của
lãnh đạo cơ quan

II. QUẢN TRỊ:
1. Khái niệm: Có nhiều định nghĩa khác nhau về quản trị:
* Theo từ điển Việt Nam của Đào Duy Anh thì “quản trị” được hiểu:
– Là tổ chức, điều hành công việc của một cơ quan, một tổ chức như Hội đồng
quản trị, Ban Giám đốc…
– Là quản lý và cấp phát các phương tiện làm việc tại cơ quan, tổ chức như phòng
Quản trị.
* Theo Mary Parker Follet: Quản trị là nghệ thuật làm cho công việc được thực hiện
thông qua người khác.
* Theo Stephen P.Robbins thì quản trị là một tiến trình làm cho các hoạt động được
hình thành một cách có hiệu quả và thông qua người khác.
* Theo TS. Hà Nam Khánh Giao: Quản trị là quy trình sử dụng các nguồn lực của
tổ chức nhằm đạt đến các mục tiêu của tổ chức bằng cách hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và
kiểm soát”.
Như vậy, có thể hiểu một cách chung nhất: “Quản trị là sự tác động có tổ chức, định
hướng và mục đích của chủ thể quản trị lên đối tượng bị quản trị và sử dụng có hiệu quả
nhất các tiềm năng cơ hội của tổ chức để đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện môi
trường tổ chức luôn biến động”.
2. Ý nghĩa, mục đích của hoạt động quản trị:
Khi con người kết hợp với nhau trong một tập thể để cùng nhau làm việc, người ta
có thể tự phát làm những việc cần thiết theo cách suy nghĩ riêng của mỗi người. Lối làm
việc như thế cũng có thể đem lại kết quả, hoặc cũng có thể không đem lại kết quả. Nhưng
nếu người ta biết tổ chức hoạt động thì triển vọng đạt kết quả sẽ chắc chắn hơn, đặc biệt
quan trọng không phải chỉ là kết quả mà sẽ còn ít tốn kém thời gian, tiền bạc, nguyên vật
liệu và những phí tổn khác. Khi chúng ta so sánh giữa kết quả đạt được với chi phí để thực
hiện sẽ có khái niệm là hiệu quả.
Hiệu quả = Kết quả – Chi phí
Hiệu quả sẽ tăng trong hai trường hợp:
+ Tăng kết quả với chi phí không đổi.
+ Giảm chi phí mà vẫn giữ nguyên kết quả.
Muốn đạt được cả hai điều đó đòi hỏi phải biết cách quản trị, không biết cách quản
trị lãnh đạo cũng đạt được kết quả nhưng hiệu quả sẽ đạt thấp. Một sự quản trị, lãnh đạo
giỏi không những mang lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp mà còn có ý nghĩa quan
trọng góp phần đưa nền kinh tế đất nước nhanh chóng phát triển. Trong hoạt động kinh
doanh, người nào luôn tìm cách giảm chi phí và tăng kết quả tức là luôn tìm cách tăng hiệu
quả. Có thể nói rằng, lý do cần thiết của hoạt động quản trị lãnh đạo chính là muốn có hiệu
quả và chỉ khi nào người ta quan tâm đến hiệu quả thì người ta mới quan tâm đến hoạt
động quản trị, lãnh đạo.

3

Trong thực tế, mọi nỗ lực hữu ích của một doanh nghiệp được vạch ra nhằm đạt
được mục tiêu của tổ chức, với thời gian, nguyên vật liệu ít nhất đều phải lựa chọn quá
trình cơ bản, các nguyên tắc và các kỹ thuật.
Mục tiêu của hoạt động quản trị, lãnh đạo như vậy là nhằm giúp chúng ta có những
kiến thức, kỹ năng cần thiết để gia tăng hiệu quả trong hoạt động kinh doanh vì mục tiêu
lợi nhuận cũng như mục tiêu phi lợi nhuận.
Quản trị vừa là khoa học đồng thời là nghệ thuật:
Quản trị là một hiện tượng xã hội xuất hiện cùng một lúc với con người, nó biểu
hiện trong mối quan hệ giữa con người với con người. Đó là mối quan hệ giữa người chủ
nô và kẻ nô lệ, giữa chủ và tớ, rồi tiến hóa dần dần qua nhiều thế kỷ với ít nhiều thay đổi từ
trong cách xử sự đầy lạm quyền dưới các chế độ độc tài phong kiến mang tính chất độc
đoán, gia trưởng đến những ý tưởng quản trị dân chủ mới mẻ như hiện nay. Theo xu thế
vận động thì quản trị hiện nay không còn mang bản chất của sự cai trị như trong quá khứ,
mà quản trị hiện nay được coi là một khoa học. Đó là khoa học mà đối tượng của nó chủ
yếu tác động tới con người. Chính vì thế nó còn được coi là một môn khoa học đặc biệt,
vừa mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật.
– Quản trị là khoa học thể hiện ở chỗ quản trị vận dụng và phối hợp kiến thức của
nhiều ngành khoa học khác nhau để xây dựng học thuyết của riêng mình. Trong quản trị
học có rất nhiều kiến thức khoa học của các ngành như triết học, kinh tế học, khoa học tổ
chức, thống kê, hạch toán tài chính, phân tích kinh tế…khoa học tự nhiên như toán học,
tin học. Khoa học xã hội như xã hội học, tâm lý học, giáo dục học, luật học…
– Quản trị là nghệ thuật thể hiện ở chỗ trong quản trị vận dụng linh hoạt và sáng tạo
những học thuyết, nguyên tắc quản trị trong những tình huống, điều kiện hoàn cảnh cụ thể.
Nhà quản trị khi giải quyết các nhiệm vụ của mình đã xuất phát từ những đặc điểm, tình
huống cụ thể, nhưng luôn tính đến đặc điểm các nhân của người chấp hành. Trong thực tế,
hoạt động quản trị sẽ không thành công nếu chỉ áp dụng máy móc và rập khuôn theo một
công thức có sẵn. Có thể nói nghệ thuật quản trị là ‘bí quyết”, cái mẹo”, “cái biết làm thế
nào” (know-how) của nhà quản trị để đạt đến mục tiêu cuối cùng. Nghệ thuật quản trị là tài
nghệ, năng lực tổ chức, kinh nghiệm … của nhà quản trị trong việc giải quyết những
nhiệm vụ đề ra một cách khéo léo, sáng tạo và có hiệu quả cao nhất. Ví dụ như nghệ thuật
sử dụng con người (bố trí đúng vị trí, sử dụng đúng khả năng, biết động viên, tập hợp và
thu hút nhân viên). Nghệ thuật mua bán; nghệ thuật cạnh tranh trong kinh doanh, sản xuất,
nghệ thuật ra quyết định (nhanh,, đúng, kịp thời) và thực hiện quyết định (sáng tạo, linh
hoạt), nghệ thuật đàm phán, giao tiếp; nghệ thuật giải quyết các khó khăn nảy sinh trong
quá trình điều hành… Đặc điểm chủ yếu của nghệ thuật quản trị là những “mẹo” gắn liền
với những tình huống cụ thể với tất cả sự đa dạng, phong phú, khéo léo, uyển chuyển và
sáng tạo.
Hai mặt khoa học và nghệ thuật của hoạt động quản trị là hai mặt của một vấn đề,
chúng không mâu thuẫn, loại trừ nhau mà chúng luôn tác động lẫn nhau và bổ sung cho
nhau trong quá trình thực hiện hoạt động quản trị. Nghệ thuật phải dựa trên nền tảng, trên
sự hiểu biết một cách khoa học về vẫn đề, lĩnh vực quản lý. Nếu không dựa trên cơ sở
khoa học thì nhà quản trị chỉ dựa vào may rủi, chủ quan và kinh nghiệm cá nhân mà thôi.
Do đó chỉ có thể thành công ở tình huống này mà có thể không thành công ở tình huống
khác. Ngược lại, nếu chỉ dựa trên các nguyên lý của các ngành khoa học mà không chú
trọng tính nghệ thuật trong quản trị thì hoạt động của nhà quản trị cũng khó thành công,

4

bởi vì thực tiễn xã hội, những hoàn cảnh của thực tế là rất khác nhau, muôn hình muôn vẻ
và luôn thay đổi. Do đó nhà quản trị, để đạt được thành công thì không thể không vận dụng
hai yếu tố khoa học và nghệ thuật trong hoạt động điều hành của mình.
3. Các chức năng quản trị:
a.. Hoạch định (planning) :
Là chức năng đầu tiên trong tiến trình hoạt động quản trị, xây dựng kế hoạch để phối
hợp các hoạt động, xây dựng chương trình, mục tiêu chiến lược, kế hoạch hoạt động cho
từng giai đoạn, từng bộ phận và quyết định lựa chọn các giải pháp thích hợp để hoàn thành
các mục tiêu đó. Nếu không lập kế hoạch thận trọng và đúng đắn thì dễ dẫn đến thất bại
trong quản trị. Có nhiều công ty không hoạt động được hay chỉ hoạt động với một phần
công suất do không có hoạch định hoặc hoạch định kém.
b. Tổ chức: (organizing):
Đây là chức năng thiết kế cơ cấu, tổ chức công việc và tổ chức nhân sự cho một tổ
chức. Công việc này bao gồm: xác định những việc phải làm, người nào phải làm, phối
hợp hoạt động ra sao… để đạt được mục tiêu. Công tác này thực hiện tốt sẽ quyết định tới
sự thành công của doanh nghiệp và ngược lại cho dù các nguồn lực khác dồi dào
c. Lãnh đạo (leading):
Một tổ chức bao giờ cũng gồm nhiều người, mỗi một cá nhân có cá tính riêng, hoàn
cảnh riêng và vị trí khác nhau. Nhiệm vụ của lãnh đạo là phải biết động cơ và hành vi của
những người dưới quyền, biết cách động viên, điều khiển, lãnh đạo những người khác,
chọn lọc những phong cách lãnh đạo phù hợp với những đối tượng và hoàn cảnh cùng sở
trường của người lãnh đạo, nhằm giải quyết các xung đột giữa các thành phần, thắng được
sức ỳ của các thành viên trước những thay đổi. Lãnh đạo xuất sắc có khả năng đưa công ty
đến thành công dù kế hoạch và tổ chức chưa thật tốt, nhưng sẽ chắc chắn thất bại nếu lãnh
đạo kém.
d. Kiểm soát (controlling):
Sau khi đã đề ra những mục tiêu, xác định những kế hoạch, vạch rõ việc xếp đặt cơ
cấu, tuyển dụng, huấn luyện và động viên nhân sự, công việc còn lại vẫn còn có thể thất
bại nếu không kiểm tra. Công tác kiểm tra bao gồm việc xác định thành quả, so sánh thành
quả thực tế với thành quả đã được xác định và tiến hành các biện pháp sửa chữa nếu có sai
lệch, nhằm bảo đảm tổ chức đang trên đường đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu.
Những chức năng trên đây là phổ biến đối với mọi nhà quản trị, dù cho đó là tổng
giám đốc một công ty lớn, hiệu trưởng một trường học, trưởng phòng trong cơ quan, hay
chỉ là tổ trưởng một tổ công nhân trong xí nghiệp. Dĩ nhiên, phổ biến không có nghĩa là
đồng nhất. Vì mỗi tổ chức đều có những đặc điểm về môi trường, xã hội, ngành nghề, quy
trình công nghệ riêng v.v. nên các hoạt động quản trị cũng có những hoạt động khác nhau.
Nhưng những cái khác nhau đó chỉ là khác nhau về mức độ phức tạp, phương pháp thực
hiện, chứ không khác nhau về bản chất.
3. Quản trị hành chính văn phòng:
a. Khái niệm về Quản trị hành chính VP: Quản trị HC-VP là việc hoạch định, tổ
chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin
b. Các chức năng quản trị HCVP:
– Hoạch định công việc hành chính
– Tổ chức công việc hành chính
– Lãnh đạo công việc hành chính

5

– Kiểm soát công việc hành chính
– Thực hiện dịch vụ hành chính
Như vậy, Quản trị HC-VP trước hết phải thực hiện các chức năng quản trị (phòng,
ban nào cũng có), và bổ sung thêm chức năng dịch vụ hành chính (chỉ có ở phòng hành
chính). Hoạt động của DN ví như một chiếc xe ô tô, thì các chức năng dịch vụ HCVP là
bốn bánh xe.
4. Phân biệt công việc hành chính văn phòng và công việc quản trị:
a. Công việc hành chính văn phòng:
Đó là các công việc hành chính đơn thuần như xử lý công văn, soạn thảo VB, giao
dịch điện thoại…do các nhân viên hành chính văn phòng thực hiện. Họ làm việc với giấy
tờ, máy móc, trang thiết bị văn phòng.
Mặc dù công việc hành chính văn phòng chủ yếu do nhân viên văn phòng thực hiện,
nhưng công việc hành chính VP có mặt ở mọi phòng ban trong tổ chức, mọi thành viên (từ
cấp nhân viên đến cấp quản trị) đều thực hiện công việc hành chính ở các mức độ khác
nhau.
b. Công việc quản trị:
Công việc quản trị do nhà quản trị thực hiện, đó chính là: hoạch định, tổ chức, lãnh
đạo và kiểm tra. Họ làm việc với con người và các ý tưởng
Mọi thành viên đều thực hiện công việc hành chính VP, nhưng cáp quản trị càng
cao thì các công việc hành chính văn phòng càng ít và công việc quản trị càng nhiều.
Công việc quản trị

Công việc HC-VP
III. TỔ CHỨC VĂN PHÒNG:
1. Tổ chức và bố trí nơi làm việc :
Nơi làm việc là những khoảng không gian nhất định được trang bị và bố trí những
phương tiện cần thiết, trong đó Cán bộ, công chức thực hiện công vụ, nhiệm vụ của mình.
a Những yêu cầu chung cần thiết của nơi làm việc:
– Phù hợp với tính chất và quy mô hoạt động của cơ quan: trụ sở cơ quan phải thể
hiện được bộ mặt cơ quan, tương thích với vị trí, tuy nhiên không phô trương quá mức làm
lãng phí tiền của đối với cơ quan nhà nước. Các cơ quan cần sắp xếp, bố trí, sử dụng hợp
lý trụ sở làm việc và phương tiện hiện có để phục vụ công việc.
– Tính thuận lợi phục vụ công việc: môi trường xung quanh thích hợp (không quá
ồn ào), trang bị phương tiện đầy đủ (luôn được hoàn thiện, cải tiến) phục vụ cho công vụ
và sinh hoạt cá nhân, cách thức tổ chức và tạo ra một tâm lý tích cực, giảm căng thẳng, mệt
nhọc, tình cảm gắn bó giữa cán bộ, nhân viên cũng như giữa họ và nơi làm việc.
– Tính dễ dàng liên hệ giao dịch
– Tính bảo mật.
b. Sắp xếp bố trí nơi làm việc:
– Các bộ phận lãnh đạo, văn phòng: cần được bố trí ở nơi dễ giao dịch nhất và có tư
thế nhất. Các phòng làm việc được bố trí theo nguyên tắc bảo đảm giải quyết dây chuyền

6

giải quyết công việc, các phòng ban có quan hệ thường xuyên với nhau được bố trí gần
nhau, các phòng ban tiếp khách được bố trí gần lối ra vào …
– Các phòng có phương tiện máy móc, kỹ thuật, lưu trữ nên bố trí ở vị trí biệt lập,
cần trang bị các phương tiện bảo quản giữ gìn máy móc, thiết bị
– Diện tích phòng làm việc phải phù hợp với tính chất của từng bộ phận
– Các đồ dùng văn phòng, bàn ghế, tủ hồ sơ, các lọai sổ sách, giấy bút…cần bố trí
sắp xếp phù hợp với động tác làm việc, ngăn nắp tạo không khí thoải mái trong làm việc.
– Phòng làm việc phải bảo đảm phát huy hết tác dụng tích cực của các yếu tố tác
động đến năng suất lao động như sự thoáng mát, nhiệt độ, tiếng ồn, ánh sáng, màu sắc….
– Có hệ thống bảng chỉ dẫn hành chính toàn cơ quan, từng phòng làm việc, từng
chức danh công vụ để dễ tìm, liên hệ công tác.
c. Các phương pháp bố trí văn phòng:
* Văn phòng “mở”:
Hiện nay các cơ quan, DN có xu hướng sắp xếp hệ thống văn phòng mở. Các
phòng ban được ngăn cách bởi vách ngăn kính, mica trong, các ô vuông cao khoảng 2m…
– Ưu điểm:
+ Tiết kiệm chi phí diện tích;
+ Dễ giám sát quản lý;
+ Thuận tiện trong việc giao tiếp giữa nhân viên và công việc;
+ Dễ tập trung các hoạt động trong văn phòng;
+ Dễ thay đổi khi cần thiết

* Văn phòng “đóng”:
Hệ thống văn phòng đóng được ngăn cách bởi các phòng riêng. Ưu điểm của nó là
đảm bảo tính an toàn, bí mật, sự riêng tư, và phù hợp với công việc đòi hỏi tập trung cao.
Tuy nhiên nó có những nhược điểm là chiếm diện tích, tăng chi phí trong việc chi
trả tiền điện, trang thiết bị văn phòng, khó kiểm tra và làm trì trệ luồng công việc.

7

d. Các yếu tố gây ảnh hưởng đến khả năng làm việc :
– Ánh sáng đầy đủ, thích hợp làm giảm mệt mỏi, giảm sai sót và nâng cao hiệu
năng. Ánh sáng nơi làm việc phải đạt độ đồng đều. nên tận dụng tối đa ánh sáng thiên
nhiên
– Màu sắc có tác dụng tâm lý đến người làm việc trong văn phòng và khách đến.
Màu sắc phản chiếu ánh sáng rất đa dạng. Sau đây là một số khái niệm về sự phản chiếu
ánh sáng :
+ Màu trắng : 85%; màu trắng ngà: 77%; Màu kem: 66%; Màu xám bạc: 50%;
màu xanh da trời: 50%; Màu xanh lá cây 40%; Nói chung các văn phòng hãy dùng màu
trắng trên trần nhà, màu mát trên bức tường trước mặt nhân viên vì nó làm dịu mắt. Các
phòng tiếp tân nên dùng màu vui vẻ, trung hoà tránh đơn điệu; phòng tầng hầm hoặc kho
nên dùng màu sáng và phản chiếu ánh sáng cao.
– Tiếng ồn là một nhân tố môi trường có nhiều ảnh hưởng đến hiệu năng của văn
phòng. cần sử dụng vách ngăn cách âm một số trang thiết bị để giảm tiếng ồn, tránh dùng
nhiều vật dụng bằng kim loại, gỗ cứng. Bảo đảm an toàn khi dùng các thiết bị điện, thực
hiện phòng cháy chữa cháy theo đúng quy định.
3. Hiện đại hóa công tác văn phòng:
Là một đòi hỏi cấp thiết của nhà quản trị, nó có thể thực hiện theo các hướng: văn
phòng điện tử, văn phòng tự động hóa…
a. Mục tiêu của hiện đại hoá văn phòng:
+ Tạo tiền đề để phát triển cho mỗi cơ quan tổ chức
+ Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông
tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan tổ chức
+ Nâng cao năng suất lao động của cơ quan tổ chức, giúp cho nhà quản lý thoát khỏi
những công việc hành chính mang tính sự vụ,tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo của mỗi
Cán bộ công nhân viên chức trong VP, tìm kiếm các giải pháp tối ưu để điều hành công việc
đạt hiệu quả cao nhất.
+ Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng .
b. Những nội dung cơ bản của hiện đại hóa công tác văn phòng:
– Tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ, đúng chức năng
– Từng bước công nghệ hóa công tác văn phòng, tin học hóa văn phòng, sử dụng
mạng LAN, internet,wireless…
– Trang bị các thiết bị hiện đại như máy tính, fax, photocopy, máy scan, máy ghi âm,
máy chiếu đa năng…Các máy móc hiện đại này giảm thiểu chi phí sức lực, đem lại năng
suất cao trong hoạt động.
– không ngừng hoàn thiện kỹ năng và nghiệp vụ

8

Chương 2
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG – MỘT NGHỀ CHUYÊN NGHIỆP
I. NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG:
1. Khái niệm:
– Nhà quản trị là người làm việc trong tổ chức, được giao nhiệm vụ điều khiển công
việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của những người đó. Nhà
quản trị là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra con người, tài chính, vật chất
và thông tin trong tổ chức sao cho có hiệu quả để giúp tổ chức đạt mục tiêu.
– Nhà Quản trị HC-VP: trước tiên phải là nhà quản trị. Tức là phải hoàn thành 4 chức
năng nhiệm vụ: Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra bộ phận hành chính của mình.
Hoạt động quản trị cũng là một dạng hoạt động xã hội của con người, và chính vì
vậy nó cũng cần được chuyên môn hóa. Trong mỗi tổ chức các công việc về quản trị
không chỉ có tính chuyên môn hóa cao mà nó còn mang tính thứ bậc rất rõ nét. Có thể chia
các nhà quản trị thành 3 loại: các nhà quản trị cao cấp, các nhà quản trị cấp giữa (còn gọi là
cấp trung gian) và các nhà quản trị cấp cơ sở.
2. Phân loại các cấp quản trị
– Quản trị viên cao cấp:
Là nhà quản trị hoạt động ở bậc cao nhất trong tổ chức, là người chịu trách nhiệm
về những thành quả cuối cùng của tổ chức.
Nhiệm vụ: Quản lý chung mọi hoạt động của tổ chức; đưa ra các quyết định chiến
lược, tổ chức thực hiện chiến lược để duy trì và phát triển tổ chức.
Chức danh: chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch hội đồng quản trị, ủy viên hội
đồng quản trị, tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc…
– Quản trị viên cấp trung gian:
Là nhà quản trị hoạt động ở dưới các quản trị viên lãnh đạo (quản trị viên cao cấp)
nhưng ở trên các quản trị viên cấp cơ sở.
Nhiệm vụ: đưa ra các quyết định chiến thuật, thực hiện các kế hoạch và chính sách
của doanh nghiệp, phối hợp các hoạt động, các công việc để hoàn thành mục tiêu chung.
Chức danh: trưởng phòng, phó phòng, chánh quản đốc, phó quản đốc…
– Quản trị viên cấp cơ sở:
Là nhà quản trị hoạt động ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc của các nhà
quản trị trong cùng một tổ chức.
Nhiệm vụ: Đưa ra các quyết định tác nghiệp nhằm đốc thúc, hướng dẫn, điều khiển
các công nhân viên trong các công việc sản xuất kinh doanh cụ thể hàng ngày, nhằm thực
hiện mục tiêu chung. Bên cạnh đó họ cũng tham gia trực tiếp vào công việc sản xuất, kinh
doanh hàng ngày của doanh nghiệp.
Chức danh: tổ trưởng sản xuất, tổ trưởng các tổ bán hàng, đốc công, trưởng ca…
* Các chức vụ của các cấp quản trị:
– Trợ lý hành chính.
– Chánh Văn phòng
– Trưởng phòng hành chính
– Giám đốc hành chính
– Phó Tổng Giám đốc hành chính

9

3. Vai trò của nhà quản trị
Vai trò là toàn bộ những cách ứng xử được thiết lập sao cho phù hợp với chức vụ
hoặc bộ phận, cơ quan riêng biệt.
Henry Mintzberg nghiên cứu các hoạt động của nhà quản lý và cho rằng mọi nhà
quản lý đều phải thực hiện 10 vai trò khác nhau và được phân thành 3 nhóm như sau:
a – Nhóm vai trò quan hệ với con người:
Nhóm vai trò quan hệ với con người bao gồm khả năng phát triển và duy trì mối
quan hệ với người khác một cách hiệu quả.
Vai trò đại diện gắn liền với vị trí trong sự phân cấp quản trị, vai trò lãnh đạo đòi
hỏi việc xây dựng mối quan hệ với cộng sự, tiếp xúc và thúc đẩy họ làm việc, vai trò liên
hệ tập trung vào việc duy trì mối quan hệ cả bên trong và bên ngoài tổ chức. Vai trò quan
hệ với con người giúp các nhà quản trị xây dựng mạng lưới làm việc cần thiết để thực hiện
các vai trò quan trọng khác.
b – Nhóm vai trò thông tin:
Vai trò thông tin gắn liền với việc tiếp nhận thông tin và truyền đạt thông tin sao
cho nhà quản trị thể hiện là trung tâm đầu não của tổ chức.
+ Vai trò thu thập thông tin là nắm bắt thông tin cả bên trong và bên ngoài doanh
nghiệp.
+ Vai trò truyền đạt hoạt động theo 2 cách: thứ nhất, nhà quản lý truyền đạt những
thông tin tiếp nhận được từ bên ngoài đến các thành viên trong nội bộ doanh nghiệp,
những người có thể sử dụng những thông tin này; thứ hai, nhà quản lý giúp truyền đạt
những thông tin từ cấp dưới này đến cấp thấp hơn hoặc đến các thành viên khác trong tổ
chức, những người có thể sử dụng thông tin một cách hiệu quả nhất. Trong khi vai trò
truyền đạt cung cấp thông tin cho nội bộ thì vai trò phát ngôn phổ biến thông tin cho bên
ngoài về những vấn đề như kế hoạch, chính sách, kết quả hoạt động của tổ chức.
Do đó, nhà quản lý tìm kiếm thông tin trong vai trò giám sát, truyền đạt thông tin với
nội bộ và sau đó kết hợp việc cung cấp thông tin quan trọng theo yêu cầu của vai trò quyết
định.
c – Nhóm vai trò quyết định:
Nhóm vai trò quyết định bao gồm việc ra những quyết định quan trong có ảnh
hưởng đến tổ chức. Có 4 vai trò mô tả nhà quản lý là người quyết định.
– Vai trò cách tân hay còn gọi là vai trò doanh nhân, là người luôn ở điểm gốc của
mọi thay đổi và cải tiến,khai thác các cơ hội mới.
– Vai trò thứ 2 trong nhóm này là vai trò xử lý các tình huống: gắn liền với việc đưa
ra các hành động kịp thời khi tổ chức phải đối mặt với những biến cố bất ngờ, những khó
khăn không lường trước được.
– Vai trò thứ ba là phân phối các nguồn lực của tổ chức.
– Cuối cùng, vai trò đàm phán thể hiện sự đại diện cho tổ chức thương lượng đàm
phán ký kết các hợp đồng, ảnh hưởng tùy theo các lĩnh vực trách nhiệm của nhà quản lý.
Trong các cuộc tiếp xúc làm ăn, nhà quản lý phải là một chuyên gia trong lĩnh vực ngoại
giao. Trong thời mở cửa đa phần là các cuộc tiếp xúc, muốn thành đạt phải học cách
thương lượng. Mềm dẻo kết hợp với cứng rắn và cương quyết, lý trí cùng với nhân bản là
bí quyết thành công trong thương lượng với đối tác.
* Vai trò của doanh nhân (nhà kinh doanh): khuyến khích sự đổi mới. Ðổi mới là sự
khởi đầu một ý tưởng mới được áp dụng cho quá trình tiến triển của công việc, sản phẩm

10

Source: https://sangtaotrongtamtay.vn
Category: Giáo dục