Phương pháp làm bài
Thí sinh có tổng số 10 phút để hoàn thành phần viết email phản hồi. Trong đó, thí sinh nên dành 3 phút tiên phong để xác lập những nhu yếu đề để tìm ra lối viết tương thích và lên ý tưởng sáng tạo xử lý những nhu yếu này trước khi sử dụng 7 phút còn lại để viết. Ngoài ra, thí sinh cũng hoàn toàn có thể tận dụng 3 phút đầu để viết phần mở màn ( lời chào thư và lời cảm ơn khi nhận thư ) .
Lập dàn ý và viết phần khởi đầu
Trong ba phút tiên phong, thí sinh cần xác lập được cương vị của bản thân khi viết email phản hồi là gì qua câu “ as if ” hay “ pretending ” và đối tượng người tiêu dùng mà email hướng đến là ai ( qua phần “ from ” trong tiêu đề thư của đề bài ) để tìm ra lối viết tương thích. Thông thường, thí sinh nên vận dụng lối viết sang trọng và quý phái khi viết email phản hồi dưới cương vị đại diện thay mặt cho một tổ chức triển khai, doanh nghiệp hoặc toàn cảnh văn phòng, học thuật, …. Ngược lại, thí sinh nên vận dụng lối viết kém sang chảnh hơn khi người nhận email phản hồi là những người có mối quan hệ thân thiện với bản thân người viết ( bè bạn, người thân trong gia đình trong mái ấm gia đình, … )
Ví dụ:
Bạn đang đọc: Dạng bài viết thư phản hồi trong TOEIC Writing – Phần 2">Dạng bài viết thư phản hồi trong TOEIC Writing – Phần 2
Directions : Respond to the email of Mr. Kent explaining that you cannot log in because you were on vacation during the first two weeks of January. Make sure to tell him what your position is and what he needs to do to help you, and what your new login will be .
- Ở đề bài này, thí sinh cần viết email phản hồi là email đã được gửi đi từ – “ from ” : IT Department Head – “ trưởng bộ phận IT ”. Đây là một đối tượng người dùng trong toàn cảnh văn phòng, không phải người có quan hệ thân mật thân thích với người viết và vì thế, thì sinh nên vận dụng lối viết sang chảnh khi viết email phản hồi .
Sau khi xác lập được lối viết, thí sinh hoàn toàn có thể khởi đầu viết được phần chào thư :
-
Đối với lối viết trang trọng, email phản hồi thường bắt đầu với lời chào thư: Dear Mr. / Ms. last name, (họ của người nhận)
-
Đối với lối viết kém trang trọng, email phản hồi thường bắt đầu với lời chào thư: Hi + first name, (tên riêng của người nhận)
Trong trường hợp phản hồi email cho một đối tượng người tiêu dùng không xác lập thuộc một công ty, tổ chức triển khai nào đó, thí sinh sẽ viết lời chào thư theo lối sang trọng và quý phái : Dear Sir or Madam, …
Ở phần xác nhận đã nhận được thư, thí sinh hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm những mẫu câu sau :
- I got your email about …
- Thanks for your email of ( ngày mà email của đề cho được gửi đi – Ví dụ : January 4th) + regarding / concerning ( yếu tố cần xử lý, thường ở mục Subject trên thư của đề bài –Ví dụ : regarding the new logins )
- I’ve received your email of … ( nội dung tựa như cấu trúc b )
Cấu trúc ( a ) thường được sử dụng cho lối viết kém sang trọng và quý phái. Các cấu trúc b và c được sử dụng ở lối viết sang trọng và quý phái hơn .
Tiếp theo, thí sinh cần lập dàn ý cho nội dung phần thân bài. Thí sinh hoàn toàn có thể chia thân bài thành nhiều đoạn, mỗi đoạn tập trung chuyên sâu xử lý một hoặc một vài nhu yếu của đề. Sau khi nắm được khái quát mục tiêu của từng đoạn trong phần thân, thí sinh hoàn toàn có thể “ brainstorm ” trước, xử lý từng câu hỏi được đưa ra trong thư nhận được cũng như vấn đáp trực tiếp những nhu yếu trong phần directions của đề bài .
Ví dụ : Đối với đề bài trên, thí sinh hoàn toàn có thể lập dàn ý cho phần thân bài như sau :
Thân bài 1 : Trả lời nhu yếu tiên phong của đề, nêu nguyên do đang đi nghỉ mát cho việc không hề đăng nhập vào thông tin tài khoản mới được phân phối qua thư .
Thân bài 2 : Giải quyết nhu yếu tiếp theo – nêu vị trí thao tác trong công ty “ tell him what your position is ”. Sau khi tùy chọn một vị trí tương thích trong công ty, thí sinh hoàn toàn có thể triển khai “ brainstorm ” những trách nhiệm, việc làm mà chức vụ của mình thường phải xử lý để từ đó, nhấn mạnh vấn đề sự thiết yếu của việc đăng nhập vào thông tin tài khoản mới .
Ví dụ :
Chức vụ : receptionist ( lễ tân ) – making phone calls and arrangements for customers ( gọi điện và sắp xếp lịch hẹn cho người mua ) – need access to the new account in order to do these tasks effectively. ( cần có thông tin tài khoản mới để triển khai hiệu suất cao những tác vụ này ) .
Thân bài 3 : Giải quyết nhu yếu còn lại – yêu cầu hướng xử lý
Ví dụ : See Mr. Kent directly in his office ( gặp trực tiếp ông Kent ở văn phòng của ông ấy ) / get the new login via a phone call or another email ( lấy thông tin tài khoản mới bằng cách gọi điện hoặc một email khác ) .
Gợi ý 1 số ít cấu trúc thiết yếu để viết thân bài
Ở phần trên, bài viết đã cung ứng cho người học những mẫu cấu trúc thiết yếu để viết lời chào thư cũng như lời xác nhận đã nhận được thư. Ở phần này, bài viết sẽ ra mắt 1 số ít mẫu cấu trúc khác thiết yếu để viết những câu dựa theo những nhu yếu của đề bài : đề xuất kiến nghị một nhu yếu, đề xuất ; cung ứng thông tin ; xin lỗi
Đề xuất yêu cầu, hỏi thông tin
Các cấu trúc sau sử dụng cho cả lối viết sang trọng và quý phái lẫn kém sang trọng và quý phái :
- We / I would appreciate it / be grateful if you could … V-nguyên mẫu … ( Tôi / Chúng tôi rất cảm kích / biết ơn nếu bạn hoàn toàn có thể … )
-
Would you mind …(V-ing) … (Bạn có phiền khi …. không?)
Các cấu trúc sau kém sang chảnh hơn, thường được sử dụng cho những mối quan hệ thân thương, thân mật như bè bạn, mái ấm gia đình .
- It would be … ( tính từ ) … ( of you ) if you could …. V-nguyên mẫu ( Sẽ thật là … nếu bạn hoàn toàn có thể ). Một số tính từ gợi ý : nice ( tốt ), wonderful ( tuyệt vời ), great ( tuyệt )
- Could you ( please ) … V-nguyên mẫu … ? ( Bạn ( vui vẻ ) hoàn toàn có thể … được không ? )
- Please let me know … ( Vui lòng cho tôi biết … )
Cung cấp thông tin, đề nghị giúp đỡ
Phàn nàn, báo cáo một vấn đề
Các cấu trúc này hoàn toàn có thể sử dụng cho cả lối viết sang chảnh và kém sang chảnh
- I regret / am sorry to say that I wasn’t really satisfied with … ( Tôi lấy làm tiếc khi nói rằng tôi đã không hài lòng lắm với … )
- There seems to be a problem with … ( Hình như có yếu tố với … )
Xin lỗi
Đính kèm thư
- I have sent my … as an attachment to this email. ( Tôi đã gửi cái …. đính kèm theo thư )
- Please check my … attached / as an attachment to this email. ( Vui lòng kiểm tra cái … được đính kèm trong thư này ) .
Cả 2 cấu trúc này đều hoàn toàn có thể được sử dụng cho cả lối viết sang chảnh lẫn kém sang chảnh .
Cách viết kết thư
Thí sinh hoàn toàn có thể sử dụng cấu trúc sau cho cả hai lối viết sang chảnh lẫn kém sang trọng và quý phái khi muốn người nhận phản hồi lại email mà mình viết .
“ I am looking forward to hearing from you soon ”. ( Tôi mong đợi sự hồi âm đến từ phía bạn trong thời hạn sớm nhất )
Cuối thư, thí sinh cần viết phần chữ kí để xác nhận người viết nội dung email .
Một số cách viết phần chữ kí
Lối viết sang chảnh :
- Best regards ,
- Sincerely ,
- Sincerely yours ,
- Yours faithfully ,
- Yours faithfully ,
Lối viết kém sang trọng và quý phái :
- Love ,
- Take care ,
- Thanks ,
- Your best friends / son / daughter ,
Lưu ý: Thí sinh luôn đặt dấu phẩy sau phần chữ kí. Sau đó viết tên người viết email (theo vai trò mà đề bài yêu cầu) ở dòng bên dưới
Nguồn tham khảo các cấu trúc gợi ý: http://bkenglish.edu.vn/lam-the-nao-de-viet-tot-email-trong-toeic-writing.html
Kết luận
Kỹ năng viết một email phản hồi là một trong những kỹ năng và kiến thức thiết yếu trong kì thi TOEIC Writing. Để triển khai xong tốt phần thi này, thí sinh cần nắm rõ nhu yếu đề cũng như phân bổ bố cục tổng quan cho email của mình một cách hợp lý. Bên cạnh đó, thí sinh cũng cần xác lập lối viết tương thích với chủ đề của email và vận dụng phong phú những cấu trúc câu khác nhau tương thích với từng mục tiêu đơn cử .
Hoàng Khải Đức
Source: https://sangtaotrongtamtay.vn
Category: Giáo dục