1. Tại sao nên dùng phần mềm quản lý nha khoa?
Trước đây, nhiều bác sĩ sử dụng bảng tính Excel để quản lý vật tư, ngân sách, list bệnh nhân trong phòng khám. Tuy nhiên cách làm này thể hiện nhiều chưa ổn khi dễ xảy ra sai sót do nhập liệu bằng tay thủ công, thiếu tính thừa kế và san sẻ giữa những thế hệ nhân viên cấp dưới, thiếu tính liên kết liên bộ phận, và quan trọng nhất là năng lực phân quyền – bảo mật thông tin gần như bằng 0 .
Phần mềm quản lý phòng khám nha Open với trách nhiệm chính là giúp bác sĩ quản lý tổng lực hoạt động giải trí kinh doanh thương mại của mình :
- Quản lý toàn diện lịch hẹn, hồ sơ, thông tin khách hàng, lưu trữ bệnh án khoa học giúp bác sĩ tìm kiếm dễ dàng
- Quản lý vật tư tiêu hao theo các thủ thuật sử dụng trong phòng khám, các nguyên vật liệu nha khoa cần thiết giúp chủ phòng khám luôn nắm được tình hình kho xưởng labo
- Quản lý quy trinh điều trị, mẫu đơn thuốc, consent form, protocol, tiến trình điều trị… giúp bác sĩ tiết kiệm thời gian nhập liệu và thao tác thủ công
- Quản lý thu chi, công nợ, doanh thu theo bác sĩ, theo thủ thuật, hỗ trợ in phiếu thu, phiếu chi, ghi chép các hoạt động thanh toán trong phòng khám một cách tự động
- Quản lý việc chăm sóc khách hàng qua các công cụ tự động như gửi SMS, Zalo, email..
Đặc biệt, với phần mềm nha khoa dạng online, ngay cả khi bạn không có mặt trực tiếp ở phòng khám vẫn có thể kiểm soát được toàn bộ hoạt động diễn ra ở phòng khám.
Phần mềm quản lý nha khoa có thể mang lại những lợi ích tuyệt vời cho phòng khám:
Tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức lưu trữ hồ sơ: Với một vài cú nhấp chuột, nha sĩ sẽ có thể truy cập được mọi thông tin cần thiết về ca bệnh, tìm lọc, cập nhật và lưu trữ cực kì khoa học. Thời gian tìm kiếm hồ sơ từ vài chục phút rút gọn xuống trong 1 click.
Giảm thao tác, tăng năng suất vận hành: Thay vì phải nhập tay và chỉnh sửa hàng chục file, sheet, dòng, cột Excel thì phần mềm nha khoa sẽ giúp bạn mô hình hóa quy trình khám chữa bệnh và tự động hóa một phần thao tác. Bớt đi những thao tác thủ công, đồng nghĩa với việc hạn chế sai sót, tăng độ chính xác trên mỗi thủ thuật, tăng năng suất làm việc cho các bác sĩ và trợ thủ
Đảm bảo tính bảo mật: Nếu như file Excel gần như không có chế độ nào để kiểm soát dữ liệu thì phần mềm nha khoa có thể phân quyền chặt chẽ, giới hạn những người nhất định tiếp cận thông tin. Khi bạn sử dụng phần mềm nha khoa uy tín thì nguy cơ bị đánh cắp dữ liệu gần như về 0!
Tăng tỷ lệ khách hàng quay lại: Phần mềm nha khoa tích hợp CRM giúp bạn chăm sóc khách hàng toàn diện. Một số phần mềm nha khoa online nâng cao có thể cung cấp những chỉ số theo dõi hành vi khách hàng và công cụ kết nối với khách như Zalo, SMS, Email Marketing…
Có dữ liệu để hỗ trợ ra quyết định kinh doanh nhanh chóng: Mỗi ngày phòng khám hoạt động là một ngày dữ liệu được sản sinh. Thay vì để dữ liệu chết trên giấy tờ, các phần mềm quản lý phòng khám nha online giúp bạn nhìn lại hành trình phòng khám trong quá khứ, trực quan hóa khối thông tin quý giá này thành báo cáo, phân tích chuyên sâu để đưa tới bạn các dự đoán quan trọng trong tương lai.
Tiết kiệm chi phí, tăng ROI nhân sự: Bạn chỉ cần đầu tư vài trăm ngàn cho phần mềm là đã có thể cắt giảm nhiều thời gian thao tác thủ công, quản lý vật tư, kho xưởng. Quan trọng hơn, phần mềm có thể giúp xử lý công việc thay cho 1-2 trợ thủ hoặc lễ tân, tăng vòng quay ghế khám, tính ra là một khoản phí khá lớn. Chưa kể tới các phần mềm quản lý phòng nha online sẽ giúp bạn phát hiện chi phí ẩn, giảm hao phí vật tư, chi phí văn phòng phẩm, giấy tờ và chi phí đi lại.
Chuyển mình từ cách quản lý thủ công trên hồ sơ giấy hoặc rời rạc trên Excel Google sheet sang một phần mềm chuyên môn chắc chắn sẽ đem lại nhiều lợi ích to lớn cho phòng khám nha khoa của bạn. Nhưng đâu là lựa chọn phù hợp nhất dành cho phòng khám của bạn? Hãy quyết định dựa trên những tiêu chí sau:
2. Lưu ý khi lựa chọn phần mềm quản lý nha khoa
Cụ thể, những chú ý quan tâm quan trọng nhất gồm có :
1. Tính pháp lý rõ ràng: Trước tiên bạn không nên đặt vấn đề dùng phần mềm miễn phí hoàn toàn bởi các phần mềm loại này không cập nhật theo tốc độ phát triển của phòng khám, tính pháp lý yếu và có nguy cơ ngừng hoạt động bất cứ lúc nào. Khi đó dữ liệu của bạn về đâu sẽ là một câu hỏi lớn.
2. Có tính chuyên môn cao trong ngành nha khoa: Ngành nha khoa có nhiều đặc trưng chuyên môn hoàn toàn khác biệt so với các ngành Chăm sóc sức khỏe khác. Từ các mẫu bệnh án chỉnh nha, implant, mô hình răng,… cho tới quy trình điều trị răng hàm mặt đều chỉ có thể tìm thấy ở một phần mềm chuyên về nha khoa. Chỉ khi dùng phần mềm đúng chuyên môn thì các bác sĩ nha khoa mới có thể thao tác thuận tiện mà vẫn đảm bảo tính chính xác khi thực hiện thủ thuật.
Bạn cần chú ý quan tâm rằng có nhiều phần mềm được phong cách thiết kế chung cho những mô hình Đông Y, Spa Clinic, Spa Mẹ và Bé, rất khó thích hợp với trình độ phòng khám nhất là khi phòng khám cần trấn áp chất lượng ngặt nghèo hoặc lan rộng ra hoạt động giải trí, vì thế bạn nên khám phá kĩ trước khi quyết định hành động .
3. Độ bảo mật theo tiêu chuẩn HIPAA. Bạn có thể đánh giá sơ bộ tính năng bảo mật qua việc phân quyền sử dụng, uy tín của đơn vị cung cấp phần mềm, hoặc đơn giản nhất là các chứng chỉ bảo mật. Trong ngành y tế, bạn cần chú ý tới tiêu chuẩn bảo mật cao nhất hiện nay là HIPAA, và chứng chỉ An toàn thông tin của đội ngũ phát triển.
>> Xem thêm: HIPAA là gì? Phòng khám của bạn có vô tình vi phạm HIPAA?
4. Dễ sử dụng: “Dễ sử dụng” đồng nghĩa với việc thao tác dễ hiểu, hợp lý, logic theo nghiệp vụ hàng ngày. Phần mềm có thể bao gồm nhiều tính năng, nhưng chúng nhất định phải được hệ thống rõ ràng, trực quan.
5. Cập nhật theo thời gian thực (real-time): Ở thời đại “Nhanh thắng chậm”, một chủ phòng khám nắm bắt mọi thông tin kịp thời, giải quyết điểm nóng mọi lúc, mọi nơi sẽ có ưu thế hơn hẳn một bác sĩ bị động chờ nhân viên báo cáo. Nếu vậy bạn nên ưu tiên chọn những phần mềm nha khoa online (còn gọi là on-cloud hoặc SaaS) thay vì phần mềm offline (còn gọi là on-premise hoặc phần mềm cài đặt). Như vậy dữ liệu sẽ được cập nhật trực tiếp từ phòng khám báo về điện thoại, sẵn sàng để bạn nắm bắt xử lý công việc từ xa (cập nhật theo thời gian thực real-time).
6. Khả năng mở rộng: Chắc hẳn bạn mong muốn một phần mềm có độ tùy biến và linh hoạt phù hợp với quy mô phòng khám của mình, đồng thời dễ dàng nhân rộng mô hình khi phòng khám tăng trưởng. Trong trường hợp có thêm nhân viên sử dụng, chủ phòng khám không cần mất nhiều công giải thích, đào tạo hoặc tốn phí quá lớn. Một giải pháp quản lý phòng khám nha không giới hạn số tài khoản, không giới hạn dung lượng sẽ là lựa chọn lý tưởng.
7. Đội ngũ hỗ trợ đáng tin cậy: Áp dụng phần mềm vào phòng khám có thành công hay không phụ thuộc rất lớn vào đội ngũ hỗ trợ khách hàng. Đa số các phần mềm nha khoa online uy tín hiện nay đều sẵn sàng hỗ trợ 24/7 và nâng cấp miễn phí cho phòng khám. Đơn giản là bởi mô hình kinh doanh của họ là tính tiền hàng tháng thay vì ép khách hàng thanh toán một khoản lớn ngay từ đầu. Như vậy, nhà cung cấp phần mềm nha khoa online buộc phải nâng cấp dịch vụ liên tục nếu không muốn bị khách hàng chấm dứt hợp đồng vào tháng tiếp theo.
8. Chi phí hợp lý, linh hoạt: Khi xem xét mức giá cho phần mềm bạn cần cân đo chi phí bỏ ra với tính hiệu quả thực tế. Tốt nhất là phần mềm bạn chọn cần có cơ chế tính giá linh hoạt. Khi cơ sở còn nhỏ, ít khách hàng thì phần mềm tính giá thấp hoặc miễn phí, khi mở rộng quy mô thì phần mềm cung cấp thêm tính năng tương ứng, đáp ứng được nhu cầu mà phòng khám không cần phải dùng thêm ứng dụng bên ngoài nào khác.
Chi tiêu cho một phần mềm cần so sánh với tỷ suất sinh lời của nó chứ không đơn thuần là những số lượng. Bạn nên thử những phần mềm được cho phép thưởng thức không tính tiền để ra quyết định hành động tương thích với phòng khám của mình. Trong quy trình thưởng thức đó, bạn sẽ hoàn toàn có thể vấn đáp toàn vẹn những câu hỏi như : Phần mềm có giúp tôi quản lý phòng khám tốt hơn không ? phòng khám của tôi có được đào tạo và giảng dạy hướng dẫn sử dụng không ? Nhà cung ứng có giữ đúng lời hứa không ? Có ai tương hỗ tôi trong quy trình sử dụng không ? …
3. Review top 6 phần mềm nha khoa uy tín nhất hiện nay
1. Phần mềm DentalFlow
Phần mềm nha khoa trực tuyến DentalFlow là phần mềm được phong cách thiết kế bởi những nha sỹ phối hợp với NTQ – đơn vị chức năng có hơn 800 kỹ sư phần mềm với 10 năm kinh nghiệm tay nghề và đặt cơ sở trên 5 vương quốc. DentalFlow hướng tới chiêu thức quản trị nha khoa chuyên nghiệp và bài bản, có chiều sâu và sát cánh với phòng khám ngay từ đầu .
Tính năng nổi bật:
- Quản lý lịch hẹn tích hợp Google Calendar cho phép đặt lịch từ xa, cảnh báo điểm nóng chờ đợi…
- Quản lý khám và điều trị sát chuyên môn, tự động hóa một phần thao tác nhập liệu, hỗ trợ chỉnh sửa ảnh nhanh…
- Quản lý chăm sóc khách hàng toàn diện và chuyên sâu với công cụ chăm sóc tự động- đa kênh – cá nhân hóa qua SMS, Email, Zalo kèm theo báo cáo kiểm soát tình hình chăm sóc khách hàng.
- Quản lý vật tư và chi phí, tự động tính vật tư tiêu hao theo thủ thuật.
- Hệ thống báo cáo phân tích đa chiều, tức thời, có thể đi sâu vào từng chỉ số quan trọng.
- Điểm nổi bật nhất của DentalFlow là tính bảo mật dữ liệu cao, phân quyền chặt chẽ. Đây là đơn vị duy nhất tại Việt Nam đảm bảo 2 yêu cầu bảo mật cao nhất hiện nay là chứng chỉ HIPAA và đội ngũ phát triển đạt chuẩn ISMS 27001. Phần mềm hỗ trợ sao lưu tự động và cập nhật liên tục tính năng mới từ nhà phát triển
- Có hỗ trợ demo trải nghiệm sản phẩm miễn phí trong 14 ngày
Loại hình: DentalFlow là phần mềm quản lý nha khoa online ( còn gọi là on-cloud hoặc dạng phần mềm SaaS)
Chi phí: DentalFlow có nhiều mức giá phù hợp với tốc độ phát triển của phòng khám dao động từ 99.000đ/tháng. Bạn có thể tính toán mức giá tốt nhất cho phòng khám của mình tại đây
Đánh giá chung: DentalFlow được phát triển từ đội ngũ rất uy tín và thấu hiểu nghiệp vụ nha khoa. Chính vì vậy nên phần mềm có ưu điểm bài bản, chuyên sâu theo triết lý quản trị phòng khám nha hiện đại trên thế giới và tương thích rất cao với các phòng khám theo hướng chuyên nghiệp tại Việt Nam. DentalFlow thể hiện rất rõ cam kết đồng hành cùng phòng khám nha qua cơ chế giá linh hoạt của họ.
2. Phần mềm Nha khoa số
Nha Khoa Số là một trong số những phần mềm quản lý phòng khám nha offline được nhìn nhận cao tại thị trường Nước Ta. Phần mềm được lập trình để Giao hàng riêng cho phòng khám răng hàm mặt với những ưu điểm như giao diện thân thiện, tính bảo mật thông tin cao, giúp phòng khám quản lý cơ bản những nhiệm vụ hàng ngày .
Tính năng nổi bật
- Hỗ trợ công tác làm việc kê đơn thuốc, đặt xưởng : Quản lý thông tin đơn thuốc của bệnh nhân sau khi đến khám : Tên thuốc, số lượng, hướng dẫn sử dụng ..
- Quản lý hồ sơ bệnh nhân : Quản lý thông tin bệnh nhân đến khám và chữa bệnh gồm có họ tên, tuổi, địa chỉ, điện thoại thông minh, nguyên do khám …
- Quản lý khám và điều trị : những chẩn đoán, thủ pháp điều trị, bác sĩ thực thi, thanh toán giao dịch, tương hỗ in phiếu thu, phiếu chi cho phòng khám
Loại hình: Phần mềm cài đặt (Offline) – thu theo số lượng máy tính cài đặt tại phòng khám
Chi phí: Phần mềm chia làm 2 gói
Gói cơ bản : Giá 4.800.00 VNĐ / 1 máy đầu, từ máy thứ 2 trở đi giá 2.000.000 VNĐ
Gói nâng cao : Giá 6.800.000 VNĐ / 1 máy đầu, từ máy thứ 2 trở đi giá 2.000.000 VNĐ.
Đánh giá chung: Nha Khoa số là một trong những phần mềm nha khoa đầu tiên xuất hiện trên thị trường, với ưu điểm gọn nhẹ, dễ sử dụng, chạy tốt trên cấu hình máy thấp. Với đặc điểm là phần mềm cài đặt, các phòng khám sử dụng Nha khoa số chỉ cần trả phí 1 lần duy nhất nếu không mở rộng hoạt động. Bản thân phần mềm đáp ứng tương đối tốt các nghiệp vụ thông thường trong phòng khám nha. Tuy nhiên do đặc trưng là phần mềm cài đặt nên phần mềm chưa có phân hệ báo cáo trực tiếp theo thời gian thực hoặc quản lý từ xa qua điện thoại như các phần mềm nha khoa online “sinh sau đẻ muộn” khác.
3. Phần mềm VTTech
VTTech là giải pháp quản lý những nha khoa, clinic, spa chăm sóc sức khỏe và làm đẹp chăm nom mẹ và bé, có chất lượng tốt, giúp phòng khám cải tổ đáng kể hiệu suất cao quản lý người mua .
Tính năng nổi bật
- Quản lý người mua : Phần mềm VTTech chú trọng tới việc đấu nối những kênh chăm nom người mua về một nền tảng duy nhất gồm có : Tổng đài điện thoại cảm ứng, SMS, Facebook, Kiểm soát hiệu suất Telesale
- Quản lý lệch giá : Phần mềm tương hỗ thống kê giám sát lệch giá, doanh thu đúng chuẩn, update báo cáo giải trình kinh tế tài chính và vật tư
- Có hỗ trợ demo trải nghiệm sản phẩm miễn phí trong 7 ngày
Loại hình: Phần mềm online
Chi phí: Giá phần mềm không công khai, bạn buộc phải liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp để lấy báo giá.
Đánh giá chung: Khác với Nha Khoa Số, phần mềm VTTech được phát triển để phục vụ phòng khám nha khoa lẫn các các đơn vị spa clinic, spa mẹ và bé. Phần mềm hướng tới các thao tác đơn giản cho đội ngũ nhân viên phòng khám nha khoa và các đơn vị Spa, do đó các cơ sở nha khoa chuyên sâu cần quản lý chuyên môn sát sao hơn có thể cần phải tùy chỉnh thêm nhiều tính năng. Ưu điểm của phần mềm VTTech tập trung vào chăm sóc khách hàng đa kênh, hỗ trợ rất tốt cho kênh Telesales.
4. Phần mềm Bambufit
Bambufit là một trong những phần mềm quản lý nha khoa trực tuyến được nhìn nhận là tương đối mạnh về tính năng quản lý và phân quyền người dùng .
Điểm nổi bật:
- Bambufit có khá đầy đủ những tính năng cơ bản như quản lý thu chi, nợ công, quản lý người mua, quản lý đặt lịch hẹn, quản lý vật tư y tế, lương thưởng, labo, …
- Bambufit có mạng lưới hệ thống tự động hóa xuất báo cáo giải trình chi tiết cụ thể theo thời hạn thực, tương hỗ liên kết với những Trụ sở .
- Hỗ trợ dùng thử không tính tiền, chăm nom người mua và update tính năng mới liên tục
- Có hỗ trợ demo trải nghiệm sản phẩm miễn phí khi đăng kí
Loại hình: Phần mềm nha khoa online
Chi phí: Phần mềm Bambufit gồm 2 mức phí: phí chi trả ban đầu và phí dữ liệu hàng năm
- Phí sử dụng phần mềm : 8.000.000 đ ( trả 1 lần duy nhất – tính theo máy )
- Phí tàng trữ tài liệu : trả hàng năm, giao động từ 1.200.000 / năm – 6.600.000 / năm
Đánh giá chung: Phần mềm Bambufit có đầy đủ tính năng, hệ thống trình bày gọn gàng và trực quan. Một số tính năng đặc sắc của Bambufit là Quản lý công nợ bệnh nhân và Quản lý doanh thu bác sĩ. Phần mềm còn có thể tùy biến thêm một số tính năng khác theo nhu cầu của phòng khám (tính phí phát sinh).
5. Phần mềm Odental
Phần mềm ODental ra đời chưa lâu nhưng có giao diện khá dễ dùng và được nhiều phòng khám tin yêu
Điểm nổi bật:
- Nhập liệu rất đơn thuần, thao tác dễ dùng
- Thiên về ghi nhận thông tin người mua hơn là quy trình tiến độ và thủ pháp phức tạp
- Phần mềm gồm có tương đối khá đầy đủ những tính năng quản lý nhân sự, người mua, vật tư thiết bị .
- Hỗ trợ dùng thử không lấy phí, chăm nom người mua tiếp tục
Loại hình: Phần mềm online
Chi phí: từ 2,4 triệu/ năm
Đánh giá chung: Odental có thể sử dụng ứng dụng online, không cần cài đặt, không lo mất dữ liệu và được update liên tục. Hạn chế của phần mềm quản lý nha khoa Odental là không được ứng dụng tích hợp các công cụ Marketing và Chăm sóc khách hàng nên công việc này bắt buộc đi kèm các phần mềm khác.
6. Phần mềm nha khoa online TDental
Phần mềm TDental cũng là một lựa chọn phổ biến của các phòng khám nha khoa hiện nay. Phần mềm bao gồm các đặc điểm nổi bật
- Quản lý người mua, theo dõi lịch hẹn người mua
- Quản lý kho xưởng labo
- Chăm sóc người mua
- Báo cáo lệch giá, doanh thu, nợ công
- Có hỗ trợ demo trải nghiệm sản phẩm miễn phí trong 7 ngày
Chi phí: Phần mềm TDental có 3 gói dịch vụ
- Gói Basic – Gói quản lý người mua : 450.000 đ / tháng
- Gói Standard : 750.000 đ / tháng
- Gói Professional : 1.300.000 đ / tháng
Loại hình: Phần mềm online
Đánh giá chung: Phần mềm Tdental có phân hệ CRM chăm sóc khách hàng rất chuyên nghiêp. Hệ thống trình bày dễ hiểu, đơn giản, chú trọng vào nhu cầu chăm sóc khách hàng của các phòng khám hiện đại. Phần mềm hiện chưa có chứng chỉ bảo mật An toàn thông tin cho đội ngũ và đang hoàn thiện tính năng phân quyền nhân viên.
Xem thêm: SKKN rèn học sinh lớp 1 đọc đúng âm, vần
4. Kết luận
Việc vận dụng phần mềm vào quá trình quản lý và vận hành phòng khám nha khoa là một xu thế tất yếu. Từ việc sắp xếp lịch hẹn, điều trị cho bệnh nhân, đến việc quản lý ngân sách vật tư và chăm nom người mua, phần mềm là công cụ giúp nha sỹ tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn và sức lực lao động rất hiệu suất cao .
Lựa chọn một phần mềm tương thích với phòng khám nha khoa của bạn sẽ giúp bạn nâng cao hiệu suất thao tác và độ kết nối với người mua. Đầu tư càng sớm, bạn càng có lợi thế cạnh tranh đối đầu so với đối thủ cạnh tranh. Hãy thử đăng kí sử dụng những phần mềm trên đây để tinh lọc, ứng dụng và tăng trưởng thành công xuất sắc phòng khám của bạn !
Source: https://sangtaotrongtamtay.vn
Category: Công nghệ